Werk je met losse bestanden? Gebruik dan de Excel/CSV-imports voor klanten, inkomsten, uitgaven of artikelen. XAF is vooral handig als je overstapt vanuit een boekhoudpakket en één auditfile hebt.
Met XAF importeren zet je gegevens uit je vorige boekhoudpakket over naar AdMemo. XAF staat voor XML Auditfile Financieel: een standaardbestand dat veel Nederlandse boekhoudpakketten kunnen exporteren.
AdMemo gebruikt de XAF alleen om gegevens te vullen die al in AdMemo bestaan. Grootboekinformatie helpt bij herkennen en indelen, maar wordt niet als aparte grootboekadministratie opgeslagen.
Wanneer gebruik je XAF?
Gebruik XAF als je overstapt uit een boekhoudpakket en daarin een auditfile kunt exporteren. Dit is handig voor historische klanten, inkomsten en uitgaven.
Gebruik liever Excel of CSV als je maar één onderdeel wilt importeren, bijvoorbeeld alleen klanten of alleen uitgaven.
Waar je dit doet
- Ga naar Instellingen.
- Open de Overstapservice.
- Kies XAF importeren.
- Upload je
.xaf-bestand.
Stap 1: bestand uploaden
Klik op Kies bestand en selecteer de XAF uit je boekhoudpakket. AdMemo ondersteunt XAF 2.0, 3.2 en 4.0 tot 25 MB.
Kies ook wat AdMemo moet doen met mogelijke duplicaten:
- Overslaan: bestaande of dubbel lijkende regels worden niet opnieuw opgeslagen.
- Toch importeren: mogelijke duplicaten worden alsnog toegevoegd.
Stap 2: slimme veldmapping controleren
Na upload maakt AdMemo begrijpelijke XAF-velden en koppelt die automatisch aan bestaande AdMemo-velden. Je ziet blokken voor:
- Klanten
- Inkomsten
- Uitgaven
Controleer per regel de voorbeeldwaarde en het gekozen AdMemo-veld. Laat velden op Niet importeren staan als ze niet in AdMemo thuishoren.
Wat wordt geïmporteerd?
| Module | Velden |
|---|---|
| Klanten | Naam, e-mail, telefoon en adres. |
| Inkomsten | Datum, klant, omschrijving, bedragen, btw en regelinformatie. |
| Uitgaven | Datum, leverancier, categorie, omschrijving, bedragen, btw en regelinformatie. |
Alleen velden die passen op bestaande AdMemo-gegevens worden opgeslagen.
Wat wordt niet geïmporteerd?
AdMemo slaat geen losse grootboekadministratie op uit de XAF. Ook bank/kasregels, balansposten, debiteuren-/crediteurenregels en audit-only btw-regels worden niet als aparte AdMemo-records opgeslagen.
Deze regels kunnen wel helpen om inkomsten en uitgaven goed te herkennen. In de wizard zie je onder Wat wordt niet geïmporteerd? welke regels bewust zijn overgeslagen.
Stap 3: controleren en importeren
Klik op Controleren. AdMemo controleert verplichte velden, bedragen, btw en mogelijke duplicaten.
Zijn er fouten? Pas de mapping aan en controleer opnieuw. Klopt alles? Klik op Importeren.
Tips
- Exporteer de XAF uit je vorige pakket over de periode die je wilt meenemen.
- Controleer vooral klantnamen, datums en bedragen.
- Laat grootboekvelden op Niet importeren als AdMemo geen passend veld toont.
- Gebruik Excel/CSV-imports voor aanvullingen na de overstap.
Ook handig: Je administratie exporteren voor je boekhouder