Onderdeel A — Algemene Voorwaarden
Hoofdstuk 1 — Definities & Toepasselijkheid
Artikel 1 — Definities
Hieronder leggen we uit wat we bedoelen met de belangrijkste begrippen in deze voorwaarden.
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
- AdMemo: De mobiele en/of webapplicatie voor geautomatiseerde administratieverwerking, ontwikkeld en aangeboden door Slim Solutions B.V.
- Slim Solutions / Aanbieder: Slim Solutions B.V., gevestigd te Wijttenbachstraat 53B, 1093 JC Amsterdam, ingeschreven in het Handelsregister van de KvK onder nummer [KvK-nummer].
- Gebruiker: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Account aanmaakt en AdMemo gebruikt op basis van een Abonnement.
- Consument: Een Gebruiker die een natuurlijke persoon is en niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
- Account: De persoonlijke omgeving die Gebruiker aanmaakt om toegang te krijgen tot AdMemo.
- Abonnement: De betaalde toegang tot AdMemo op basis van een maandelijks of jaarlijks plan, zoals beschreven op de website van AdMemo.
- Dienst: De volledige functionaliteit die AdMemo biedt, waaronder spraakgestuurde administratieverwerking, AI-gedreven data-extractie, factuurgeneratie en administratieoverzichten.
- AI-verwerking: Het gebruik van externe AI-diensten (waaronder Deepgram, Anthropic en Google Gemini) voor transcriptie, analyse en structurering van door Gebruiker ingevoerde data.
- Klantdata: Alle informatie, spraakopnamen, afbeeldingen en gegevens die Gebruiker invoert in of verzendt via AdMemo.
- Subverwerker: Een derde partij die door Slim Solutions wordt ingeschakeld voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals vermeld in de Verwerkersovereenkomst.
- Verwerkersovereenkomst (VWO): De separaat te sluiten overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig artikel 28 AVG.
- Schriftelijk: Per e-mail of via een digitaal communicatiemiddel, tenzij anders aangegeven.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor iedereen die AdMemo gebruikt. Je eigen inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing.
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Abonnementen, aanbiedingen en overeenkomsten tussen Slim Solutions en Gebruiker met betrekking tot AdMemo, alsmede op alle rechtshandelingen die daarmee samenhangen.
2.2 Door het aanmaken van een Account of het afsluiten van een Abonnement aanvaardt Gebruiker deze Algemene Voorwaarden.
2.3 Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Gebruiker zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
2.4 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien Slim Solutions deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft bevestigd.
2.5 Indien één of meerdere bepalingen nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
2.6 Slim Solutions behoudt het recht om opdrachten of Account-aanvragen zonder opgave van redenen te weigeren.
Hoofdstuk 2 — Account & Toegang
Artikel 3 — Aanmaken en beheren van een Account
Je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je account. Gebruik een sterk wachtwoord en meld verdachte activiteiten direct aan ons.
3.1 Gebruik van AdMemo vereist het aanmaken van een Account. Gebruiker is verplicht accurate en volledige informatie te verstrekken bij registratie.
3.2 Gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens en voor alle activiteiten die via zijn Account plaatsvinden.
3.3 Gebruiker dient Slim Solutions onverwijld te informeren bij (vermoeden van) onbevoegd gebruik van het Account via [support@admemo.nl].
3.4 Slim Solutions is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onbevoegd gebruik van een Account als gevolg van nalatigheid of onzorgvuldigheid aan de zijde van Gebruiker.
3.5 Een Account is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij het een zakelijk account betreft waarbij meerdere gebruikers uitdrukkelijk zijn overeengekomen.
Artikel 4 — Opschorting en beëindiging van het Account
Wij kunnen je account opschorten als je de regels schendt of niet betaalt. Na beëindiging kun je je data exporteren.
4.1 Slim Solutions is gerechtigd een Account per direct op te schorten of te beëindigen indien:
- Gebruiker zijn betalingsverplichtingen niet nakomt;
- Gebruiker handelt in strijd met deze Algemene Voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving;
- Gebruiker de Dienst misbruikt of de systemen van Slim Solutions of derden overbelast;
- Gebruiker onjuiste of misleidende registratiegegevens heeft verstrekt.
4.2 Bij opschorting wegens wanbetaling wordt Gebruiker hiervan schriftelijk in kennis gesteld met een hersteltermijn van 14 dagen.
4.3 Na definitieve beëindiging van het Account heeft Gebruiker 30 dagen de gelegenheid zijn Klantdata te exporteren in een gangbaar formaat (CSV of JSON), conform de VWO. Na deze termijn worden de gegevens verwijderd.
Hoofdstuk 3 — Abonnement & Betaling
Artikel 5 — Abonnement en looptijd
Je kiest bij aanvang voor een maandelijks of jaarlijks abonnement. Dit loopt automatisch door totdat je het opzegt.
5.1 AdMemo wordt aangeboden op basis van een betaald Abonnement. De actuele plannen, prijzen en functionaliteiten zijn beschikbaar op de website van AdMemo.
5.2 Gebruiker kan kiezen voor een maandelijks of jaarlijks Abonnement. De looptijd en het gekozen plan zijn vermeld bij de bevestiging van het Abonnement.
5.3 Het Abonnement wordt aan het einde van iedere looptijd automatisch verlengd voor eenzelfde periode, tenzij Gebruiker het Abonnement tijdig opzegt conform artikel 6.
5.4 Een Abonnement komt tot stand op het moment dat Gebruiker de betaling heeft voldaan en een bevestiging per e-mail heeft ontvangen.
Artikel 6 — Opzegging
Je kunt maandelijkse abonnementen op elk moment opzeggen, met ingang van de volgende maand. Voor jaarabonnementen geldt een termijn van 30 dagen voor de verlengingsdatum.
6.1 Gebruiker kan een maandelijks Abonnement te allen tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 7 dagen voor het einde van de lopende maand. Het Abonnement eindigt aan het einde van de betaalperiode.
6.2 Gebruiker kan een jaarlijks Abonnement opzeggen tot 30 dagen voor de automatische verlengingsdatum. Opzegging na deze termijn heeft effect bij de eerstvolgende verlengingsdatum.
6.3 Opzegging geschiedt via de accountinstellingen in AdMemo of schriftelijk via [support@admemo.nl].
6.4 Bij opzegging wordt het Abonnement niet tussentijds beëindigd. Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet gerestitueerd, tenzij artikel 7 (herroepingsrecht) van toepassing is.
Artikel 7 — Herroepingsrecht (Consumenten)
Ben je een particulier? Dan heb je 14 dagen de tijd om je aankoop te herroepen — maar alleen als je de dienst in die periode nog niet hebt gebruikt.
7.1 Consumenten hebben het recht de overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten van het Abonnement zonder opgave van redenen te herroepen.
7.2 Het herroepingsrecht vervalt indien Gebruiker uitdrukkelijk heeft ingestemd met de onmiddellijke uitvoering van de Dienst en heeft erkend dat hij daarmee zijn herroepingsrecht verliest. Bij het aanmaken van een Account en het starten van gebruik van de Dienst verleent Gebruiker deze instemming.
7.3 Herroeping geschiedt door schriftelijke kennisgeving via [support@admemo.nl] binnen de herroepingstermijn. Slim Solutions bevestigt ontvangst en verwerkt een eventuele restitutie binnen 14 dagen.
7.4 Dit artikel is niet van toepassing op zakelijke Gebruikers.
Artikel 8 — Prijzen en betaling
Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Bij niet-betaling kan de toegang worden geblokkeerd en worden incassokosten in rekening gebracht.
8.1 Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
8.2 Betaling vindt vooraf plaats via de aangeboden betaalmethoden. Bij jaarabonnementen wordt het volledige bedrag bij aanvang gefactureerd.
8.3 Bij niet-tijdige betaling is Gebruiker van rechtswege in verzuim. Slim Solutions is gerechtigd:
- de toegang tot AdMemo per direct op te schorten;
- wettelijke handelsrente in rekening te brengen vanaf de vervaldatum;
- buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
8.4 Slim Solutions is gerechtigd de tarieven jaarlijks te indexeren op basis van de CPI-index (CBS). Een verhoging van meer dan 10% ten opzichte van de lopende prijs (exclusief indexatie) wordt minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd. Gebruiker heeft in dat geval het recht het Abonnement op te zeggen per de ingangsdatum van de prijsverhoging.
8.5 Slim Solutions behoudt het recht om kostenwijzigingen van externe AI-diensten (zoals Deepgram, Anthropic of Google) door te berekenen aan Gebruiker, mits hierover tijdig schriftelijk kennisgeving wordt gedaan.
Hoofdstuk 4 — De Dienst
Artikel 9 — Aard en levering van de Dienst
AdMemo is een hulpmiddel — geen accountant. De AI kan fouten maken. Controleer altijd de output voordat je die gebruikt voor je administratie of belastingaangifte.
9.1 Slim Solutions levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting en garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
9.2 De Dienst maakt gebruik van AI-verwerking. Gebruiker erkent en accepteert dat:
- AI-modellen probabilistisch werken en onjuiste, onvolledige of inconsistente output kunnen genereren;
- AI-output geen vervanging is voor professioneel financieel, fiscaal of juridisch advies;
- Gebruiker te allen tijde eindverantwoordelijk blijft voor de juistheid van zijn administratie;
- Gebruiker gegenereerde output dient te controleren voordat hij deze gebruikt voor facturen, belastingaangiften of andere officiële doeleinden.
9.3 Slim Solutions heeft het recht de Dienst (gedeeltelijk) aan te passen, uit te breiden of functionaliteiten te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd. Gebruiker kan bij wezenlijke verslechtering het Abonnement opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging.
9.4 Slim Solutions streeft naar een beschikbaarheid van minimaal 99% op maandbasis, exclusief gepland onderhoud en storingen bij subverwerkers. Er is geen formele SLA, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 10 — Externe AI-diensten en subverwerkers
Voor de AI-functies maakt AdMemo gebruik van diensten van derden, zoals Deepgram en Google. Wij hebben geen invloed op hun beschikbaarheid of eventuele wijzigingen.
10.1 De Dienst maakt gebruik van Subverwerkers voor AI-verwerking, hosting en overige technische functionaliteiten, zoals vermeld in Bijlage D van de Verwerkersovereenkomst.
10.2 Slim Solutions heeft geen invloed op de werking, beschikbaarheid, prijsstelling of output van externe AI-diensten. Storingen, limieten of wijzigingen bij deze diensten vallen buiten de verantwoordelijkheid van Slim Solutions.
10.3 Slim Solutions is gerechtigd Subverwerkers te wijzigen of te vervangen, mits dit in overeenstemming is met de VWO en Gebruiker conform artikel 7 van de VWO vooraf in kennis wordt gesteld.
10.4 Klantdata wordt niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen door Slim Solutions of haar Subverwerkers. Audio-opnamen en ruwe transcripties worden niet permanent opgeslagen; uitsluitend de geëxtraheerde administratieve data wordt bewaard.
Artikel 11 — Verplichtingen en acceptabel gebruik
Gebruik AdMemo alleen voor legitieme administratiedoeleinden. Misbruik leidt tot directe opschorting van je account.
11.1 Gebruiker is verplicht AdMemo te gebruiken in overeenstemming met de wet, deze Algemene Voorwaarden en de redelijke instructies van Slim Solutions.
11.2 Het is Gebruiker niet toegestaan AdMemo te gebruiken voor:
- frauduleuze, misleidende of onrechtmatige doeleinden;
- het verwerken van gegevens van derden zonder rechtsgeldige grondslag;
- handelingen die de systemen van Slim Solutions, Subverwerkers of derden overbelasten of verstoren;
- het omzeilen of reverse-engineeren van de beveiliging of werking van AdMemo;
- het doorverkopen, sublicentiëren of anderszins commercieel exploiteren van de Dienst ten behoeve van derden.
11.3 Gebruiker staat in voor de rechtmatigheid van de Klantdata die hij invoert in AdMemo en vrijwaart Slim Solutions voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatige gegevensverwerking door Gebruiker.
11.4 Slim Solutions behoudt het recht handelingen te blokkeren of accounts op te schorten bij (vermoeden van) schending van dit artikel, zonder voorafgaande kennisgeving en zonder aansprakelijkheid voor daaruit voortvloeiende schade.
Hoofdstuk 5 — Intellectueel Eigendom
Artikel 12 — Eigendom van AdMemo
AdMemo en alles wat daarin zit is van ons. Jouw data is en blijft van jou.
12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot AdMemo — waaronder de software, het ontwerp, de AI-prompts, de workflowarchitectuur, logo's en documentatie — berusten uitsluitend bij Slim Solutions of haar licentiegevers.
12.2 Gebruiker ontvangt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht om AdMemo te gebruiken voor eigen administratieve doeleinden, voor de duur van het Abonnement.
12.3 Het is Gebruiker niet toegestaan AdMemo of enig onderdeel daarvan te kopiëren, te reverse-engineeren, te wijzigen, door te verkopen of op andere wijze commercieel te exploiteren.
12.4 Alle Klantdata blijft te allen tijde eigendom van Gebruiker. Slim Solutions verkrijgt uitsluitend het recht deze data te verwerken voor uitvoering van de Dienst, conform de VWO.
Hoofdstuk 6 — Aansprakelijkheid
Artikel 13 — Aansprakelijkheid van Slim Solutions
Onze aansprakelijkheid is beperkt. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, fouten in AI-output of storingen bij externe diensten. Voor consumenten gelden wettelijke minimumrechten.
13.1 Slim Solutions is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.
13.2 Slim Solutions is niet aansprakelijk voor:
- fouten, inconsistenties of hallucinaties in door AI gegenereerde output;
- storingen, downtime of wijzigingen bij externe AI-diensten of Subverwerkers;
- gevolgschade, indirecte schade, gederfde winst, gemiste besparingen of reputatieschade;
- schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige Klantdata die door Gebruiker is ingevoerd;
- schade als gevolg van onbevoegd gebruik van het Account van Gebruiker.
13.3 Maximale aansprakelijkheid: Indien Slim Solutions aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat Gebruiker in de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald voor het Abonnement.
13.4 Consument: De beperkingen in dit artikel gelden niet voor Consumenten voor zover de wet dwingende minimumrechten toekent die niet contractueel kunnen worden beperkt.
13.5 Verjaring: Elke vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij Slim Solutions is gemeld.
Artikel 14 — Vrijwaring
Als jouw gebruik van AdMemo leidt tot claims van derden, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk — niet wij.
14.1 Gebruiker vrijwaart Slim Solutions van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van AdMemo door Gebruiker, waaronder maar niet beperkt tot:
- onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens van derden;
- schending van intellectuele eigendomsrechten van derden;
- inbreuk op wet- en regelgeving door Gebruiker.
14.2 Redelijke kosten die Slim Solutions maakt voor juridische bijstand in verband met dergelijke aanspraken, komen voor rekening van Gebruiker.
Artikel 15 — Overmacht
Als wij door omstandigheden buiten onze macht de dienst niet kunnen leveren, zijn we daarvoor niet aansprakelijk.
15.1 Slim Solutions is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die voortvloeien uit overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in internet- of elektriciteitsinfrastructuur, storingen bij Subverwerkers of externe AI-diensten, overheidsmaatregelen, stakingen en pandemieën.
15.2 Bij overmacht worden de verplichtingen van Slim Solutions opgeschort. Indien de overmachtsituatie langer dan dertig (30) dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder verplichting tot schadevergoeding.
15.3 Overmacht geeft Gebruiker geen recht op restitutie van reeds betaalde abonnementsgelden, tenzij partijen anders overeenkomen.
Hoofdstuk 7 — Privacy & Geheimhouding
Artikel 16 — Gegevensbescherming
Hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens staat uitgebreid beschreven in de Verwerkersovereenkomst en ons Privacybeleid. Die documenten zijn leidend op dit vlak.
16.1 Slim Solutions verwerkt persoonsgegevens als verwerker in de zin van de AVG, uitsluitend op instructie van Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke. Op deze verwerking is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
16.2 Bij tegenstrijdigheid tussen de VWO en deze Algemene Voorwaarden prevaleert de VWO voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.
16.3 Gebruiker staat ervoor in dat alle in AdMemo ingevoerde persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen en mogen worden verwerkt. Slim Solutions is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onrechtmatige gegevensverwerking door Gebruiker.
16.4 Klantdata wordt niet gebruikt voor training van AI-modellen. Audio-opnamen en ruwe transcripties worden niet permanent opgeslagen. Voor overige privacyaspecten verwijzen wij naar het Privacybeleid van AdMemo en de VWO.
Artikel 17 — Geheimhouding
Wij bewaren de informatie die jij ons toevertrouwt vertrouwelijk. Andersom verwachten we hetzelfde van jou ten aanzien van onze systemen en werkwijze.
17.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst ontvangen. Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit is medegedeeld of uit de aard van de informatie blijkt.
17.2 Onder vertrouwelijke informatie van Slim Solutions vallen in ieder geval: de werkwijze, architectuur, AI-prompts en technische configuraties van AdMemo.
17.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: reeds openbaar was, onafhankelijk is ontwikkeld, rechtmatig van een derde is verkregen, of op grond van wet- of regelgeving openbaar moet worden gemaakt.
17.4 De geheimhoudingsverplichting blijft van kracht tot drie (3) jaar na beëindiging van de overeenkomst.
Hoofdstuk 8 — Slotbepalingen
Artikel 18 — Wijzigingen in de Algemene Voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Je krijgt altijd minimaal 30 dagen van tevoren bericht. Als je het er niet mee eens bent, kun je je abonnement opzeggen.
18.1 Slim Solutions is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk (per e-mail) aan Gebruiker bekendgemaakt.
18.2 Bij wezenlijke wijzigingen in het nadeel van Gebruiker heeft Gebruiker het recht het Abonnement op te zeggen met ingang van de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
18.3 Voortgezet gebruik van AdMemo na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
Artikel 19 — Overdracht
19.1 Slim Solutions is gerechtigd rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een groepsmaatschappij of rechtsopvolger, zonder voorafgaande toestemming van Gebruiker.
19.2 Gebruiker is niet gerechtigd rechten of verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Slim Solutions.
Artikel 20 — AI Act (EU)
Als je AdMemo wilt inzetten voor toepassingen die de EU AI Act als 'hoog-risico' aanmerkt, ben jij als gebruiker verantwoordelijk voor naleving van die regelgeving.
20.1 AdMemo is een hulpmiddel voor administratieverwerking en is niet specifiek ontworpen als hoog-risico AI-systeem in de zin van de EU AI Act.
20.2 Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of zijn gebruik van AdMemo valt onder de verplichtingen van de EU AI Act of andere toepasselijke AI-regulering, en voor naleving van die verplichtingen.
20.3 Slim Solutions is niet aansprakelijk voor eventuele niet-naleving van de EU AI Act door Gebruiker.
Artikel 21 — Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de rechter in Amsterdam, tenzij de wet anders bepaalt.
21.1 Op alle overeenkomsten en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
21.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingend recht — waaronder consumentenbeschermende bepalingen — een andere bevoegde rechter aanwijst.
21.3 Alvorens een geschil aan de rechter voor te leggen, treden partijen in overleg teneinde het geschil minnelijk op te lossen.
Slim Solutions B.V. · Wijttenbachstraat 53B, 1093 JC Amsterdam · KvK [nummer] · [support@admemo.nl]
Onderdeel B — Verwerkersovereenkomst
Definities
In deze overeenkomst worden de volgende termen gebruikt:
- Applicatie: De Slim Solutions Administratie Agent (AdMemo), een SaaS-applicatie voor het vastleggen en verwerken van administratieve gegevens.
- AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).
- EER: De Europese Economische Ruimte.
- Subverwerker: Een derde partij die door Verwerker wordt ingeschakeld voor de verwerking van Persoonsgegevens.
- Verwerker: Slim Solutions B.V., gevestigd te Wijttenbachstraat 53B, 1093 JC Amsterdam, KvK-nummer [nummer].
- Verwerkingsverantwoordelijke: De partij die deze overeenkomst met Verwerker aangaat en de Applicatie gebruikt.
Bepaling 1 — Toepassingsgebied en interpretatie
1.1 Doel en reikwijdte
Deze overeenkomst regelt de verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke en zorgt voor naleving van artikel 28 van de AVG.
1.2 Interpretatie
Termen die in de AVG zijn gedefinieerd, hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis als in de AVG.
1.3 Voorrang bij tegenstrijdigheid
Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en andere overeenkomsten tussen partijen, heeft deze overeenkomst voorrang voor zover het de verwerking van Persoonsgegevens betreft.
Bepaling 2 — Onderwerp en reikwijdte van de verwerking
2.1 Verwerking door de Applicatie
De Verwerker verwerkt Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van de Applicatie.
2.2 Specificatie in Bijlage B
De bijzonderheden van de verwerking, waaronder de categorieën Persoonsgegevens, de categorieën betrokkenen, de aard en het doel van de verwerking en de duur van de verwerking, zijn gespecificeerd in Bijlage B.
Bepaling 3 — Instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke
3.1 Schriftelijke instructies
De Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze instructies bestaan uit:
- het gebruik van de Applicatie door de Verwerkingsverantwoordelijke; en
- de verwerkingsdoeleinden zoals gespecificeerd in Bijlage B.
3.2 Doelbinding
De Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden zoals gespecificeerd in Bijlage B. De Verwerker gebruikt Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden en neemt geen zelfstandige beslissingen over het doel of de middelen van de verwerking.
3.3 Verdere instructies
De Verwerkingsverantwoordelijke kan te allen tijde verdere schriftelijke instructies geven over de verwerking van Persoonsgegevens.
3.4 Wettelijke verplichting
Indien de Verwerker op grond van een wettelijke verplichting gehouden is Persoonsgegevens te verwerken op een wijze die afwijkt van de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan voorafgaand in kennis, tenzij de wetgeving deze kennisgeving verbiedt.
3.5 Melding bij strijdige instructies
Indien de Verwerker van mening is dat een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.
Bepaling 4 — Verantwoordelijkheden van de partijen
4.1 Verantwoordelijkheid Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke is en blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder het beschikken over een geldige verwerkingsgrondslag en het informeren van betrokkenen.
4.2 Juistheid van gegevens en instructies
De Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de Persoonsgegevens die aan de Verwerker worden verstrekt juist zijn en dat de gegeven instructies rechtmatig zijn.
4.3 Verantwoordelijkheid Verwerker
De Verwerker is verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen uit deze overeenkomst en de AVG voor zover deze van toepassing zijn op verwerkers.
4.4 Geen medeverantwoordelijkheid
Niets in deze overeenkomst heeft tot gevolg dat de Verwerker wordt aangemerkt als (mede-)verwerkingsverantwoordelijke.
Bepaling 5 — Vertrouwelijkheid
5.1 Toegangsbeperking
De Verwerker waarborgt dat uitsluitend personen die toegang tot Persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van deze overeenkomst, toegang krijgen tot deze Persoonsgegevens.
5.2 Geheimhoudingsverplichting
De Verwerker zorgt ervoor dat alle personen die Persoonsgegevens verwerken gebonden zijn aan een geheimhoudingsverplichting en deze Persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Bepaling 6 — Beveiliging van de verwerking
6.1 Passende beveiligingsmaatregelen
De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen voor de verwerking van Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 32 van de AVG. Dit omvat onder meer bescherming tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot Persoonsgegevens.
6.2 Risico-afweging
Bij het bepalen en implementeren van beveiligingsmaatregelen houdt de Verwerker rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
6.3 Specificatie in Bijlage C
De technische en organisatorische maatregelen zijn gespecificeerd in Bijlage C en maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.
6.4 Aanpassing van maatregelen
De Verwerker is gerechtigd de in Bijlage C beschreven maatregelen aan te passen, mits:
- het algehele beveiligingsniveau niet wordt verlaagd;
- de aanpassing in overeenstemming blijft met de vereisten van de AVG; en
- de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke informeert over materiële wijzigingen in de beveiligingsmaatregelen.
Bepaling 7 — Inschakeling van Subverwerkers
7.1 Algemene toestemming
De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker hierbij algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers voor de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van deze overeenkomst.
7.2 Lijst van subverwerkers
De Verwerker houdt een actuele lijst van subverwerkers bij in Bijlage D, waarin ten minste de naam van de subverwerker, de aard van de verwerking en de locatie van de verwerking zijn vermeld.
7.3 Voorafgaande kennisgeving
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk in kennis van voorgenomen wijzigingen met betrekking tot het toevoegen of vervangen van subverwerkers. In spoedgevallen waarbij onmiddellijke aanpassing noodzakelijk is, geldt een kortere termijn met directe kennisgeving achteraf.
7.4 Recht van bezwaar
De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om binnen de in artikel 7.3 genoemde termijn bezwaar te maken tegen de voorgenomen wijziging op grond van gerechtvaardigde redenen die verband houden met gegevensbescherming.
7.5 Bezwaarprocedure
Indien de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt, treden Partijen in overleg om tot een oplossing te komen. Mogelijke oplossingen omvatten het inzetten van een alternatieve subverwerker of het uitschakelen van de betreffende functionaliteit. Indien binnen 30 dagen geen oplossing wordt gevonden, heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht deze overeenkomst te beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen.
7.6 Overeenkomst met subverwerkers
De Verwerker zorgt ervoor dat met elke subverwerker een overeenkomst wordt gesloten waarin ten minste dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming worden opgelegd als die welke voortvloeien uit deze overeenkomst. De Verwerker blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen door subverwerkers.
7.7 Derdenbeding voor dataopslag
Voor subverwerkers die Persoonsgegevens opslaan, komt de Verwerker een derdenbeding overeen waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke, ingeval de Verwerker is opgehouden te bestaan of insolvent is geworden, het recht heeft de overeenkomst met de subverwerker te beëindigen en de subverwerker te gelasten de Persoonsgegevens terug te geven.
7.8 Continuïteit bij beëindiging
Bij beëindiging van deze overeenkomst zorgt de Verwerker ervoor dat de Verwerkingsverantwoordelijke toegang behoudt tot of een kopie ontvangt van alle Persoonsgegevens, ongeacht bij welke subverwerker deze zich bevinden.
Bepaling 8 — Internationale doorgifte
8.1 Doorgifte buiten de EER
De Verwerker zorgt ervoor dat doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V AVG.
8.2 Waarborgen voor doorgifte
De Verwerker treft passende waarborgen voor internationale doorgifte, zoals standaardcontractbepalingen of een toereikendheidsbesluit van de Europese Commissie. De toegepaste waarborgen per subverwerker zijn vermeld in Bijlage D.
8.3 Doorgifte via subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke stemt ermee in dat subverwerkers standaardcontractbepalingen mogen gebruiken voor doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER.
Bepaling 9 — Bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke
9.1 Doorsturen van verzoeken
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte van elk verzoek van een betrokkene dat de Verwerker ontvangt. De Verwerker antwoordt niet zelf op het verzoek, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke daartoe toestemming heeft gegeven.
9.2 Bijstand bij rechten van betrokkenen
De Verwerker verleent de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand bij het vervullen van verplichtingen met betrekking tot rechten van betrokkenen. Deze bijstand bestaat uit het verstrekken van beschikbare informatie en het bieden van technische ondersteuning, rekening houdend met de aard van de verwerking.
9.3 Bijstand bij overige verplichtingen
De Verwerker verleent, voor zover van toepassing, bijstand bij het voldoen aan verplichtingen inzake gegevensbeveiliging, meldingen van inbreuken en het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
9.4 Geen juridisch advies
De Verwerker verstrekt geen juridisch advies en neemt geen besluiten namens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft te allen tijde verantwoordelijk voor naleving van de AVG.
Bepaling 10 — Kennisgeving van inbreuken in verband met persoonsgegevens
10.1 Melding aan de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, uiterlijk binnen 48 uur, in kennis zodra de Verwerker kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens.
10.2 Inhoud van de kennisgeving
De kennisgeving bevat ten minste de volgende informatie, voor zover beschikbaar:
- een beschrijving van de aard van de inbreuk, waaronder de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en persoonsgegevens;
- contactgegevens voor het verkrijgen van meer informatie;
- de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen te beperken.
10.3 Gefaseerde kennisgeving
De Verwerker verstrekt beschikbare informatie onverwijld en aanvullende informatie zodra deze beschikbaar is.
10.4 Ondersteuning bij onderzoek
De Verwerker verleent ondersteuning bij het onderzoeken en documenteren van de inbreuk, voor zover deze betrekking heeft op de verwerking onder deze overeenkomst.
10.5 Meldplicht bij de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beoordelen of melding aan de toezichthoudende autoriteit of betrokkenen noodzakelijk is en voor het doen van dergelijke meldingen.
Bepaling 11 — Beëindiging
11.1 Beëindiging bij schending
De Verwerkingsverantwoordelijke kan deze overeenkomst beëindigen indien de Verwerker zijn verplichtingen uit deze overeenkomst wezenlijk schendt en deze schending niet binnen 30 dagen herstelt na schriftelijke kennisgeving.
11.2 Verwijderen of teruggeven van gegevens
Na beëindiging van deze overeenkomst verwijdert de Verwerker alle Persoonsgegevens, of geeft deze terug aan de Verwerkingsverantwoordelijke, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke. De teruggave vindt plaats binnen 30 dagen in een gestructureerd en gangbaar formaat zoals CSV of JSON.
11.3 Bevestiging van verwijdering
De Verwerker bevestigt schriftelijk aan de Verwerkingsverantwoordelijke dat alle Persoonsgegevens zijn verwijderd of teruggegeven.
11.4 Wettelijke bewaarplicht
De Verwerker mag Persoonsgegevens bewaren indien en voor zover een wettelijke verplichting dit vereist. In dat geval worden de Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor het doel van de bewaarplicht.
Bijlage B — Beschrijving van de verwerking
1. Categorieën van betrokkenen
De volgende categorieën van natuurlijke personen worden verwerkt:
- Gebruikers van de Applicatie (ZZP'ers, ondernemers, zelfstandigen)
- Klanten van de gebruiker (natuurlijke personen voor wie de gebruiker werkzaamheden verricht)
- Leveranciers van de gebruiker (natuurlijke personen op facturen en bonnen)
2. Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van het gebruik van de Applicatie worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:
a) Identificatiegegevens - Voor- en achternaam - Adresgegevens - E-mailadres - Telefoonnummer
b) Financiële gegevens - IBAN (bankrekening voor facturering) - BTW-nummer - Bedragen op facturen en bonnetjes - Uurtarieven
c) Administratieve gegevens - Beschrijvingen van werkzaamheden - Gewerkte uren en datums - Projectomschrijvingen - Materiaalgebruik en uitgaven
d) Afbeeldingen - Foto's van bonnetjes en facturen (indien gebruiker deze functionaliteit gebruikt)
e) Door AI gegenereerde gegevens - Gestructureerde administratieve output op basis van spraak- of beeldinput
3. Verwerkte gevoelige gegevens
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt in de zin van artikel 9 AVG (zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, etc.).
4. Aard van de verwerking
a) Ontvangen en verzamelen Ontvangen van gegevens via handmatige invoer, spraakinput, of upload van afbeeldingen (bonnetjes, facturen).
b) Analyseren en extraheren Transcriberen van spraakinput met behulp van AI; analyseren van afbeeldingen (OCR) met behulp van AI; extraheren van relevante administratieve gegevens uit spraak en beeld.
c) Structureren en opslaan Structureren van geëxtraheerde gegevens in administratieve categorieën (klant, project, uren, bedragen); opslaan van gestructureerde gegevens in database (binnen EU).
d) Genereren en presenteren Genereren van urenverantwoordingen, facturen en administratieve overzichten; presenteren van output aan gebruiker via de Applicatie.
e) Verwijderen Verwijderen van gegevens op verzoek van gebruiker of na beëindiging overeenkomst.
Belangrijke opmerkingen: - Audio-opnamen en letterlijke transcripties worden niet permanent opgeslagen - Uitsluitend geëxtraheerde administratieve gegevens worden vastgelegd - Gegevens worden niet gebruikt voor training van AI-modellen - Beperkt gebruik voor debugging kan plaatsvinden met geanonimiseerde testdata
5. Doeleinden van de verwerking
De Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Projectadministratie: vastleggen van werkzaamheden per klant en project; registreren van gewerkte uren en datums.
- Financiële administratie: bijhouden van uitgaven en materiaalkosten; registreren van uurtarieven en bedragen.
- Facturering: genereren van facturen voor klanten van de gebruiker; verwerken van bankgegevens (IBAN) voor betalingsinstructies.
- Rapportage: creëren van urenverantwoordingen; genereren van administratieve overzichten en exportbestanden.
- Technische ondersteuning: beperkt gebruik van geanonimiseerde data voor debugging en foutopsporing, uitsluitend na expliciete melding door gebruiker.
6. Duur van de verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt zolang het account van de Verwerkingsverantwoordelijke actief is, en tot 30 dagen na beëindiging van deze overeenkomst (conform Bepaling 11.2).
Uitzondering wettelijke bewaarplicht: Indien een wettelijke bewaarplicht geldt (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor facturen), kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard, uitsluitend voor het doel van die bewaarplicht en zonder verdere verwerking.
Bijlage C — Technische en Organisatorische Maatregelen
1. Toegangsbeveiliging en autorisatie
- Toegang tot persoonsgegevens beperkt tot geautoriseerde personen (least-privilege principe)
- Multi-factor authenticatie (MFA) voor toegang tot productiesystemen
- Gebruikers authenticeren via sessie-tokens (bevatten geen persoonsgegevens)
- Periodieke toegangscontrole: minimaal halfjaarlijks; niet meer benodigde accounts worden direct verwijderd
2. Versleuteling
- Alle communicatie via TLS (transport)
- Wachtwoorden opgeslagen met bcrypt hashing
- Gevoelige financiële gegevens (IBAN) versleuteld opgeslagen in de database
- Back-ups versleuteld opgeslagen
- Data naar AI-diensten verzonden via TLS; zero retention policy bij subverwerkers
3. Opslag en dataminimalisatie
- Ontwerp conform dataminimalisatieprincipe
- Audio-opnamen en letterlijke transcripties niet permanent opgeslagen
- Primaire database op VPS binnen de EU (Hostinger, Nederland/Duitsland, ISO 27001)
4. Back-ups en herstel
- Dagelijkse geautomatiseerde back-ups (7 dagen bewaard)
- Wekelijkse volledige back-ups (30 dagen bewaard)
- Back-up herstel-procedures minimaal halfjaarlijks getest
- Hersteltijd (RTO): 24 uur bij volledige systeemuitval
5. Logging en monitoring
- Toegangslogs (login-pogingen, tijdstip, IP-adres) — 90 dagen bewaard
- Geen inhoudelijke persoonsgegevens in logbestanden
- Monitoring op afwijkingen en verdachte activiteiten
6. Incident response
Bij een datalek: vaststellen en containen (binnen 2 uur) → impact analyseren → klanten informeren (uiterlijk binnen 48 uur, conform Bepaling 10) → root cause analyse → documentatie.
7. Beveiliging van AI-diensten
- Alleen AI-diensten met eigen DPA en zero retention policy
- Geen IBAN of andere gevoelige financiële data in AI-prompts
- Alle communicatie met AI-diensten via TLS
Bijlage D — Lijst van Subverwerkers
Laatste update: 24 januari 2026
1. AI-dienstverleners
1.1 Deepgram
| Naam | Deepgram, Inc. |
| Adres | 1323 Walnut Street, Suite 600, Philadelphia, PA 19107, VS |
| Type dienst | Speech-to-text |
| Doel | Transcriptie van spraakinput in de hoofd voiceflow |
| Opslag | Geen permanente opslag bedoeld; operationele logging conform dienstvoorwaarden |
| Locatie | Verenigde Staten |
| Doorgifte buiten EER | Ja — Standard Contractual Clauses (EU-US) |
| DPA | deepgram.com/legal/data-processing-addendum |
| Essentieel | Ja — kernfunctionaliteit transcriptie |
1.2 Anthropic (Claude)
| Naam | Anthropic PBC |
| Adres | 901 Market Street, Suite 700, San Francisco, CA 94103, VS |
| Type dienst | AI-verwerking (LLM) |
| Doel | Extractie en structurering van administratieve gegevens |
| Opslag | Geen permanente opslag; max. 90 dagen Trust & Safety |
| Locatie | Verenigde Staten |
| Doorgifte buiten EER | Ja — Standard Contractual Clauses |
| DPA | anthropic.com/legal/commercial-terms |
| Essentieel | Ja — kernfunctionaliteit data-extractie |
1.3 Google (Gemini via Vertex AI)
| Naam | Google Ireland Limited |
| Adres | Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland |
| Type dienst | AI-verwerking (Gemini) |
| Doel | Extractie en structurering van administratieve gegevens op basis van transcripties en documenten; optionele OCR |
| Opslag | Geen training op customer data; beperkte operationele logging |
| Locatie | Wereldwijd (mogelijk VS) |
| Doorgifte buiten EER | Mogelijk — EU-US Data Privacy Framework + SCC's |
| DPA | cloud.google.com/terms/data-processing-addendum |
| Essentieel | Ja — kernfunctionaliteit data-extractie |
2. Hosting & infrastructuur
2.1 Hostinger
| Naam | Hostinger International Ltd. (Hostinger UAB) |
| Adres | J. Jasinskio g. 16B, LT-01112 Vilnius, Litouwen |
| Type dienst | VPS-hosting |
| Doel | Hosting van applicatie en primaire database |
| Soorten gegevens | Alle persoonsgegevens verwerkt binnen de Applicatie |
| Opslag | Permanente opslag |
| Locatie | Europese Unie |
| Beveiliging | TIER III datacenters, ISO 27001 |
| Doorgifte buiten EER | Nee |
| DPA | hostinger.com/legal/dpa |
| Essentieel | Ja — primaire infrastructuur |
Slim Solutions B.V. · Wijttenbachstraat 53B, 1093 JC Amsterdam · KvK [nummer] · [privacy@slimsolutions.nl]