Stap je over vanuit een boekhoudpakket en heb je een
.xafauditfile? Gebruik dan ook de XAF-import voor overstappen naar AdMemo. Daarmee importeer je klanten, inkomsten en uitgaven in één flow.
Met Artikelen importeren zet je meerdere diensten en materialen tegelijk in AdMemo. Je uploadt een CSV-, XLS- of XLSX-bestand, koppelt de kolommen aan AdMemo-velden en controleert daarna de import.
Je kunt je eigen Excel- of CSV-template uploaden en daarna kolommen mappen; heb je nog geen bestand, download dan onze Excel-template en vul die in.
Stappenplan
- Ga naar Artikelen.
- Klik op Importeren.
- Upload je eigen CSV-, XLS- of XLSX-bestand van maximaal 2 MB, of download eerst onze Excel-template en vul die in.
- Kies bij Excel-bestanden eventueel het juiste werkblad.
- Kies wat AdMemo moet doen met reeds voorkomende codes: Overschrijven of Overslaan.
- Controleer de tabel: rij 1 toont kolommen uit je bestand, rij 2 toont de AdMemo-velden.
- Koppel minimaal Code en Naam.
- Klik op Controleren.
- Los fouten op. Onbekende BTW-waarden corrigeer je direct in de wizard naar 0%, 9% of 21%.
- Klik op Import starten.
Verplichte velden
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Code | Uniek artikelnummer. Hiermee herkent AdMemo bestaande artikelen bij overschrijven of overslaan. |
| Naam | Interne artikelnaam in AdMemo. |
Zonder deze twee velden stopt de import.
Velden die je kunt importeren
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Code | Uniek artikelnummer. |
| Naam | Interne naam in AdMemo. |
| Standaard factuuromschrijving | Tekst die standaard op de factuur komt. |
| Alternatieve namen | Spreektaal, merknamen of afkortingen. Scheiden met komma, puntkomma of nieuwe regel. |
| Type | Bepaalt hoe AdMemo het artikel interpreteert. |
| Eenheid | Bijvoorbeeld stuk, uur, m², meter, set of beurt. |
| Standaard aantal | Standaard hoeveelheid per werkbonregel. |
| Verkoopprijs excl. btw (€) | Verkoopprijs per eenheid, exclusief BTW. |
| BTW | BTW-percentage: 0%, 9% of 21%. |
| Actief | Bepaalt of het artikel zichtbaar is in picker en AI-context. |
| Groepscode | Optionele code voor artikelgroep. |
| Groepsomschrijving | Optionele naam van artikelgroep. |
| Inkoopprijs excl. btw (€) | Optionele interne kostprijs. |
Kolommen die je niet koppelt worden genegeerd en niet opgeslagen.
Type: Arbeid of Materialen
Arbeid
Gebruik Arbeid voor diensten of werkzaamheden die je uitvoert. Voorbeelden:
- onderhoudsbeurt
- installatie
- fotografie
- stucwerk per m²
- advies per uur
Als er geen eenheid in je import staat, gebruikt AdMemo bij Arbeid standaard uur.
Materialen
Gebruik Materialen voor producten of fysieke zaken die je levert of verwerkt. Voorbeelden:
- fietsbel
- ketting
- aardemengsel
- kabel
- remblokset
Als er geen eenheid in je import staat, gebruikt AdMemo bij Materialen standaard stuk.
BTW corrigeren
AdMemo accepteert in artikelen alleen 0%, 9% en 21%. Bekende importwaarden zoals HOOG, LAAG, GEEN, 21, 9 en 0 worden automatisch vertaald.
- Lege BTW wordt geïmporteerd als 0% met waarschuwing: “Geen BTW ingevuld; geen BTW toegepast.”
- Onbekende BTW geeft een fout. Kies dan in de wizard handmatig 0%, 9% of 21%. Daarna controleert AdMemo de import opnieuw.
Duplicaten
Komt een Code al voor in AdMemo? Dan kies je:
- Overschrijven — artikelvelden worden bijgewerkt.
- Overslaan — bestaand artikel blijft ongewijzigd.
Bij overschrijven blijft bestaande voorraad behouden als de voorraadkolom in je import leeg is.
Tips
- Gebruik duidelijke codes, bijvoorbeeld
ART-001ofSVC-001. - Gebruik aparte kolommen voor Groepscode en Groepsomschrijving.
- Zet verkoopprijs en inkoopprijs exclusief BTW in je bestand.
- Controleer waarschuwingen voordat je importeert.
- Voeg veel alternatieve namen toe voor betere AI-herkenning.
Volgende stap: Artikelen aan je catalogus toevoegen