Verkoop je vaak dezelfde diensten of materialen? Dan kun je die als artikel opslaan in AdMemo. Eén keer aanmaken, en vanaf dan herkent AdMemo het artikel zodra je 'm noemt in een werkbon — inclusief de juiste prijs, aantal en BTW. In dit artikel loop je in 3 minuten door alles.
Waarvoor je dit gebruikt
Een paar voorbeelden waarbij artikelen het verschil maken:
- Een tuinierster die vaak een speciaal aardemengsel verwerkt à €12,50 per zak
- Een fotograaf met een vaste prijs voor "Bewerking extra foto's" van €25 per stuk
- Een vakman die standaard een prijs per vierkante meter rekent voor specifiek werk
Zonder artikelen moet je elke keer handmatig invullen wat je rekent. Met artikelen zeg je gewoon "ik heb 3 zakken aardemengsel verwerkt" en AdMemo rekent automatisch: 3 × €12,50 = €37,50, inclusief het juiste BTW-tarief.
💡 Slimme toepassing: artikelen werken ook goed voor werk dat je per eenheid afrekent. Een stukadoor kan bijvoorbeeld een artikel "Stucwerk" aanmaken met prijs per m². Als hij dan inspreekt "ik heb 36 vierkante meter gestuukt bij deze klant", rekent AdMemo automatisch het juiste bedrag uit. Datzelfde werkt voor lopende meters (heggen snoeien), per behandeling (massages), of per beurt (schoonmaak).
Waar je dit doet
Tik bovenin op Artikelen. Je komt op de catalogus-pagina. Tik rechtsboven op Nieuw artikel om er een toe te voegen.
Wil je veel artikelen tegelijk toevoegen? Gebruik dan Importeren en volg de aparte gids: Artikelen importeren.
De velden van een artikel
Naam (verplicht)
De officiële naam van het artikel. Dit is wat AdMemo intern gebruikt en wat het systeem als eerste herkent in spraak. Kies een duidelijke, korte naam — bijvoorbeeld "Aardemengsel" of "Stucwerk".
Standaard factuuromschrijving
Hoe het artikel op de factuur komt te staan. Vaak iets uitgebreider dan de interne naam, omdat de klant net iets meer context wil zien.
Voorbeeld: intern noem je het artikel "Aardemengsel". Op de factuur kan staan "Aardemengsel premium, levering en verwerking".
Alternatieve namen
Hier zet je andere namen die je gebruikt in spreektaal, merknamen, of afkortingen die AdMemo ook moet herkennen. Eén alias per regel, of gescheiden door komma's.
Voorbeeld voor het Aardemengsel-artikel:
grond
aarde
potgrond
Zeg je later "ik heb twee zakken aarde gebruikt", dan herkent AdMemo dat als het Aardemengsel-artikel en rekent met €12,50 per zak.
💡 Tip: denk goed na over hoe je het artikel zélf zou benoemen in een gesprek. Schrijf álle variaties op die je kan bedenken. Hoe meer aliassen, hoe vaker AdMemo het artikel correct herkent.
Type
Kies of dit artikel een Arbeid of een Materiaal is:
- Arbeid — werk dat je verricht, afgerekend per eenheid (uur, m², lopende meter, behandeling, beurt)
- Materiaal — een fysiek product dat je levert of verwerkt (zakken, rollen, stuks)
Het verschil is vooral relevant voor het BTW-tarief en hoe het op je factuur komt te staan.
Standaard aantal
Wat is de gangbare hoeveelheid? Voor materialen vaak 1 (per zak, per rol, per stuk). Voor arbeid kun je 'm op 1 laten staan, want het aantal vul je meestal per werkbon in (bv. 36 m², 2 uur).
Standaard prijs (€)
De prijs per eenheid. Voor het Aardemengsel: €12,50. Voor een vakman die per m² stucwerk rekent: bijvoorbeeld €45. Voor een fotograaf met "Bewerking extra foto's": €25.
BTW
Kies het BTW-tarief dat van toepassing is:
- 21% — standaard tarief voor de meeste producten en diensten
- 9% — verlaagd tarief, bv. voor werkzaamheden aan woningen ouder dan 2 jaar
- 0% — als je niet BTW-plichtig bent (bv. via de Kleineondernemersregeling)
Actief / Inactief
Standaard staat een artikel op Actief. Wil je een artikel tijdelijk niet meer kunnen gebruiken (bv. een aanbieding die alleen vorig kwartaal liep)? Zet 'm dan op Inactief. Het artikel blijft bewaard maar verschijnt niet meer in je catalogus of in spraak-herkenning. Oude werkbonnen waar het artikel in staat, veranderen niet.
Hoe artikelen werken in een werkbon
Zodra je een artikel hebt aangemaakt, kun je 'm op twee manieren in een werkbon gebruiken:
Via spraak
Spreek je werkbon gewoon in en noem het artikel (of een van de aliassen). AdMemo herkent het, kijkt de prijs op, en zet 'm op de werkbon. Zeg ook hoeveel je hebt geleverd of gedaan ("3 zakken" / "36 vierkante meter") — dan rekent AdMemo automatisch het totaal uit.
Handmatig toevoegen
Op elk moment dat je een werkbon open hebt — vlak na het inspreken, of als je een bestaande werkbon bewerkt — staat rechtsboven de knop "+ Uit artikelen". Daarmee kies je een artikel uit je catalogus en wordt het automatisch ingevuld op de werkbon, met de juiste prijs, BTW en omschrijving.
Inspreken is meestal het snelst, maar handmatig toevoegen is handig als je 'm even bent vergeten te noemen of een artikel achteraf wil toevoegen.
Drie dingen om te onthouden
- Voeg veel aliassen toe — hoe meer variaties je opslaat, hoe beter AdMemo het artikel herkent in spraak
- Het type bepaalt de BTW-context — kies bewust tussen Arbeid en Materiaal
- Inactief is niet weg — als je een artikel niet meer gebruikt, zet 'm op inactief in plaats van te verwijderen. Oude facturen blijven dan intact
Klaar?
Met je catalogus op orde versnel je het inspreken én voorkom je rekenfouten. Hoe meer je gebruikt, hoe meer tijd je bespaart bij elke werkbon.
Volgende stappen: - Werkbonnen en facturen beheren in Overzicht - Een klant toevoegen