Onder Overzicht → Inkomsten beheer je je hele werkbon- en factureer-workflow. Hier accordeer je werkbonnen, stel je facturen op, en hou je bij welke klanten nog moeten betalen. In dit artikel loop je in 4 minuten door alle stappen.
Te accorderen: van werkbon naar factuur
Bovenaan staat de "Te accorderen" sectie. Hier staan alle werkbonnen die wachten op je akkoord. Per regel zie je drie actie-knoppen:
- Document-icoon — werkbon accorderen en factuur opmaken
- Potlood-icoon — werkbon bewerken (datum, klant, omschrijving, regels, prijzen)
- Drie puntjes (...) — meer opties: zonder factuur accorderen (bv. als de klant contant betaalt) of verwijderen
In de meeste gevallen tik je gewoon op het document-icoon. AdMemo maakt dan een factuur op basis van de werkbon en zet de status op "Klaar om te verzenden".
⚠️ Let op: accorderen is definitief. Zodra je een werkbon accordeert, wordt de factuur permanent vastgesteld. Je kunt 'm daarna niet meer aanpassen — niet de datum, niet de regels, niet het bedrag. AdMemo waarschuwt je hier ook voor in de app. Check dus altijd even of alles klopt voordat je op het document-icoon tikt.
💡 Tip: klopt er iets niet aan de werkbon? Tik dan eerst op het potlood om te bewerken, en accordeer pas daarna.
De vier statussen die je moet kennen
Een werkbon doorloopt vier statussen in AdMemo:
- TE VERWERKEN (oranje) — werkbon is ingesproken of aangemaakt, wacht op akkoord
- KLAAR OM TE VERZENDEN (blauw) — factuur is opgesteld, maar nog niet verstuurd
- TER BETALING (geel) — factuur is verstuurd, wacht op betaling
- BETAALD (groen) — geld is binnen
De vier teller-blokken
Bovenaan de pagina zie je vier blokken die je in één oogopslag laten zien hoe je ervoor staat:
- Ter betaling — totaalbedrag van facturen die je hebt verstuurd en waar je nog op wacht
- Betaald — wat al binnen is gekomen
- Nog niet ter betaling — facturen die je hebt opgesteld maar nog niet hebt verstuurd
- Totaal — alle drie hierboven samen
Zo zie je direct wat er nog moet gebeuren én wat er aan inkomsten staat aan te komen.
Status wijzigen: klik op de badge
Zodra een werkbon een factuur heeft, kun je de status handmatig bijwerken door op de status-badge te klikken. AdMemo verandert dan automatisch je teller-blokken bovenaan.
De statussen die je zelf wijzigt:
- Ter betaling → Betaald — klik op de gele badge zodra het geld binnen is
- Klaar om te verzenden → Ter betaling — wordt automatisch gezet als je via AdMemo verstuurt. Verstuur je extern (bv. via je eigen mail)? Klik dan op het vinkje-icoon in de acties-kolom om de factuur als "extern verzonden" te markeren
⚠️ Let op: AdMemo registreert betalingen niet automatisch (er is geen bank-koppeling). Je moet zelf op de badge klikken zodra het geld binnen is. Even per week je bankrekening doorlopen en de betaalde facturen aanvinken is de gewoonte die je 'm bij wil aanleren.
Het archief
Onder de "Te accorderen" sectie staat "Verwerkt (Archief)" met alle werkbonnen die je al hebt geaccordeerd. Per regel zie je:
- Werkdatum, klant, omschrijving
- Status-badge (klikbaar om te wijzigen)
- Factuurnummer (bv. "Factuur 2026-009")
- Bedrag inclusief BTW
- Document-icoon in de acties om de factuur te openen of downloaden
Filteren en zoeken
Heb je veel werkbonnen? Onder het archief kun je het overzicht versmallen met vier opties:
- Zoekbalk — zoek op klantnaam of omschrijving
- Werkperiode — kies een van/tot datum. Meerdaagse werkbonnen tellen mee zodra de werkperiode overlapt.
- Sortering — werkdatum (nieuwste of oudste eerst), klant, bedrag
- Status — filter op TE VERWERKEN, KLAAR OM TE VERZENDEN, TER BETALING, of BETAALD
Daarnaast kun je nog twee weergave-opties aanpassen:
- Resultaten — 50 per pagina is standaard, maar je kunt 't aanpassen als je er meer of minder tegelijk wil zien
- Gedetailleerde weergave — toggle aan voor extra info per regel (bv. factuurregels, betaaldatum)
💡 Praktijkvoorbeeld: wil je zien welke facturen nog open staan bij één specifieke klant? Zet de status op "Ter betaling" en typ de klantnaam in de zoekbalk. Je ziet direct het uitstaande bedrag.
Inkomsten exporteren voor je boekhouder
Rechtsboven het archief staat de knop "Grootboek". Hiermee download je al je facturen binnen de huidige filterselectie — handig voor je BTW-aangifte of jaarrekening.
De download respecteert de filters die je hebt ingesteld. Wil je alleen de facturen van Q1 2026 exporteren? Filter eerst op werkperiode 01-01-2026 tot 31-03-2026, en klik dan op Grootboek. Je krijgt precies die set.
📖 Doorlezen: Je administratie exporteren voor je boekhouder — voor de andere overzicht-tabs (Uitgaven, Kilometers, Ondernemingsuren)
Een factuur versturen via AdMemo
Zodra een werkbon de status "Klaar om te verzenden" heeft, kun je de factuur via AdMemo zelf versturen — per e-mail of WhatsApp. Dat proces wordt apart uitgelegd.
📖 Doorlezen: Een factuur versturen
Drie dingen om te onthouden
- Accorderen is definitief — zodra je een werkbon accordeert, staat de factuur permanent vast. Check alles voordat je op het document-icoon tikt
- Statussen klik je zelf bij — vooral de stap van "Ter betaling" naar "Betaald" doet AdMemo niet automatisch
- Check je teller-blokken regelmatig — "Nog niet ter betaling" laat zien welke facturen je nog moet versturen
Klaar?
Met deze workflow zie je altijd in één oogopslag wat er nog moet gebeuren en wat er aan inkomsten staat aan te komen. Voor je BTW-aangifte of je boekhouder kun je de gegevens exporteren via het Grootboek of de andere overzicht-tabs.
Volgende stappen: - Een factuur versturen - Je administratie exporteren voor je boekhouder