Zodra je een werkbon accordeert, maakt AdMemo automatisch een factuur op. Versturen kan via e-mail, via je telefoon (WhatsApp, Messages, AirDrop), of je downloadt 'm als PDF om zelf uit te sturen. In dit artikel loop je in 3 minuten door alle manieren.
Van werkbon naar factuur
Het proces start in Overzicht → Inkomsten. Bij elke werkbon in de "Te accorderen" sectie staat een document-icoon. Klik daarop om de factuur op te maken.
Stap 1: Factuurvoorbeeld bekijken
Eerst zie je een Factuurvoorbeeld (nog niet definitief). Dit is de laatste check voordat alles vastligt: factuurnummer, datum, regels, bedrag, BTW. Klopt alles?
Tik dan op "Definitief maken" rechtsboven. AdMemo kent een factuurnummer toe en zet de status op "Klaar om te verzenden".
⚠️ Let op: "Definitief maken" is onomkeerbaar. Daarna kun je de factuur niet meer aanpassen. Check dus de regels, bedragen en BTW voordat je klikt.
Stap 2: Kies hoe je 'm verstuurt
Na het definitief maken zie je drie opties:
- Verzend — verstuur direct via AdMemo (e-mail of extern delen)
- Als extern verzonden markeren — handig als je 'm buiten AdMemo om hebt verstuurd (bv. via je eigen mail)
- PDF — download de factuur als PDF om zelf uit te sturen
Hieronder lopen we de twee meest gebruikte routes door: verzenden via AdMemo en zelf versturen met de PDF.
Optie 1: Verzenden via AdMemo
Tik op Verzend. Je krijgt een scherm met twee tabs: E-mail en Extern delen.
Via E-mail
Als je in het klantprofiel een e-mailadres hebt ingesteld, vult AdMemo dat automatisch in. Onderwerp en bericht zijn ook al ingevuld op basis van een standaardtekst:
"Beste [klant], Hierbij ontvang je factuur [nummer] van [bedrijf] voor een totaalbedrag van € [bedrag]. De factuur is als PDF bijgevoegd. Je kunt de factuur online bekijken via [link]."
De {{FACTUURLINK}} wordt automatisch ingevuld met een link naar een online versie van de factuur. Je klant kan 'm dus rechtstreeks in z'n browser bekijken zonder de PDF te openen.
Onderwerp en bericht kun je per factuur aanpassen. Tik daarna op Versturen.
💡 Tip: stel een e-mailadres in bij je klantprofielen zodat je dit veld niet elke keer handmatig hoeft in te vullen.
Via Extern delen
Tik op het tabblad Extern delen om het deelscherm van je telefoon of laptop te openen. Daar kun je de factuur direct sturen naar:
- WhatsApp / Messages — handig voor klanten waar je via WhatsApp mee communiceert
- AirDrop — als de klant naast je staat
- Mail — om de factuur in je eigen mailprogramma te openen en zelf de tekst te schrijven
- Notes / Files — om 'm op te slaan op je telefoon
Dit is de snelste manier om een factuur via WhatsApp te delen, en populair bij ZZP'ers die veel met particulieren werken.
Optie 2: PDF downloaden en zelf versturen
Tik op PDF in plaats van Verzend. AdMemo download de factuur naar je downloads-map. Daarna kun je 'm via je eigen e-mail, WhatsApp, of welk kanaal dan ook versturen.
Vergeet niet: als je 'm extern hebt verstuurd, ga dan terug naar Overzicht en klik op het vinkje-icoon bij de werkbon om de status op "Ter betaling" te zetten. Anders blijft de factuur in je tellers als "Nog niet ter betaling" staan.
Klantvriendelijke omschrijvingen
Boven in het verzendscherm zie je een sectie "Klantvriendelijke omschrijvingen". Hier kun je de tekst van je factuurregels aanpassen zonder dat je werkbon verandert.
Voorbeeld: je werkbon zegt intern "Onderzoek + voorbereiding + uitvoering eerste fase" — handig voor jezelf. Maar voor de klant wil je misschien gewoon "Eerste fase project Y". Pas het hier aan, en alleen de factuurtekst verandert. Je werkbon blijft intact voor je eigen administratie.
Drie dingen om te onthouden
- "Definitief maken" is onomkeerbaar — check altijd het voorbeeld voordat je klikt
- Stel een e-mailadres in bij je klantprofiel — dan vult AdMemo het automatisch in bij elke factuur
- Bij PDF downloaden: vergeet niet de status zelf op "Ter betaling" te zetten — anders kloppen je teller-blokken niet
Klaar?
Je factuur is de deur uit. De status staat nu op "Ter betaling" en de werkbon verschijnt in het archief in je Overzicht. Zodra het geld binnen is, klik je op de status-badge om 'm op "Betaald" te zetten.
Volgende stappen: - Werkbonnen en facturen beheren in Overzicht - Je administratie exporteren voor je boekhouder