Klanten die je opslaat in AdMemo komen automatisch terug op je werkbonnen en facturen. Eén keer aanmaken, vanaf dan herkent AdMemo de klant zodra je 'm inspreekt. In dit artikel loop je in 3 minuten door alles wat je kunt instellen.
Twee manieren om een klant toe te voegen
Via het klantenoverzicht: ga naar Klanten en tik op Nieuwe klant.
Via spraak (sneller): spreek gewoon een werkbon in en noem je klant. Herkent AdMemo de naam niet? Dan krijg je automatisch de melding: "Klant 'X' niet gevonden. Wil je een nieuwe klant aanmaken?" — tik op Ja en je maakt de klant direct aan, klaar om te gebruiken voor de werkbon die je net hebt ingesproken.
De spraak-route is meestal het handigst tijdens een klus. Voor klanten die je vooraf wil voorbereiden (bv. nieuwe vaste klanten) gebruik je het klantenoverzicht.
De klantkaart heeft vier secties
Als je een nieuwe klant aanmaakt, zie je een klantkaart met vier secties:
- Basisgegevens — naam, contact, adres
- Facturatie — afwijkend uurtarief voor deze klant (optioneel)
- Reiskosten — afstand of vast bedrag
- Status — actief of inactief
Alleen de Naam is verplicht. Alle andere velden zijn optioneel — vul in wat je nodig hebt en sla op.
Stap 1: Basisgegevens
Vul in: - Naam (verplicht) — bv. de bedrijfsnaam of voor- en achternaam - Telefoon — voor direct contact - Email — om facturen naartoe te sturen - Adres — komt op de factuur en wordt gebruikt om automatisch reiskosten te berekenen
Stap 2: Facturatie (alleen als de klant afwijkt)
Standaard gebruikt AdMemo het uurtarief dat je in je instellingen hebt opgegeven. Maar voor sommige klanten heb je misschien een ander tarief afgesproken.
Voorbeeld: je standaard uurtarief is €47,50, maar voor één specifieke opdrachtgever heb je €40 afgesproken. Zet dan de toggle Aangepast uurtarief aan en vul €40 in. Vanaf dan rekent AdMemo automatisch met dit tarief voor alle werkbonnen voor deze klant.
Werk je voor iedereen met hetzelfde tarief? Laat deze toggle uit.
Stap 3: Reiskosten
Hier bepaal je hoe je reiskosten voor deze klant berekent. Er zijn twee opties:
Optie A: Automatisch op basis van afstand (standaard)
Je hoeft de afstand niet zelf te berekenen. Heb je een thuisadres ingesteld bij je bedrijfsgegevens én vul je hierboven het klantadres in? Dan berekent AdMemo automatisch de afstand tussen die twee adressen en vult deze in bij Afstand (KM, enkele reis).
Direct daaronder zie je de Berekende doorfactureerbare reiskosten verschijnen — bijvoorbeeld €10,97 voor een enkele reis van 47,7 km. Tik op het vraagteken om te zien hoe AdMemo dit heeft berekend (47,7 km × €0,23). Het kilometertarief komt uit je reiskosten-instellingen.
💡 Goed om te weten: in het klantenprofiel zie je het bedrag voor één enkele reis. Op de werkbon zelf rekent AdMemo automatisch heen én terug door. Dus als hier €10,97 staat voor de heenrit, komt er op je werkbon €21,94 aan reiskosten te staan (47,7 km heen + 47,7 km terug × €0,23).
Klopt de berekende afstand niet helemaal (bv. omdat je een andere route rijdt)? Dan kun je de waarde gewoon handmatig overschrijven.
Optie B: Vast reisbedrag
Soms klopt de kilometer-berekening niet, bijvoorbeeld omdat je vlak bij de klant moet parkeren en met materiaal moet lopen, of andere extra kosten standaard wil doorberekenen.
Zet dan de toggle Aangepaste reiskosten aan en vul een vast Bedrag (€) in. AdMemo gebruikt dit bedrag dan in plaats van de kilometer-berekening voor alle werkbonnen voor deze klant.
Stap 4: Status
De toggle Klant is actief staat standaard aan. Inactieve klanten blijven bewaard in je administratie (en op oude facturen), maar verdwijnen uit je standaard overzicht en spraak-herkenning.
Wanneer zet je 'm op inactief? Bijvoorbeeld als je een klant een tijd niet ziet, maar de geschiedenis wel wil bewaren voor je administratie. Zo houd je je klantenlijst schoon zonder data weg te gooien.
Klant opslaan
Tik onderaan op Klant opslaan. Vanaf dat moment:
- Verschijnt de klant in je klantenoverzicht
- Wordt de klant automatisch herkend als je 'm inspreekt
- Gebruikt AdMemo het juiste uurtarief en reisbedrag voor werkbonnen en facturen
Klaar?
Met je klanten op orde kun je sneller werkbonnen inspreken en facturen versturen. AdMemo doet vanaf nu het rekenwerk voor je.
Volgende stappen: - ▶ Video: Je eerste werkbon inspreken - Reiskosten instellen