Voordat je je eerste factuur verstuurt, moeten een paar gegevens kloppen in je instellingen. Je bedrijfsnaam, KVK, BTW-nummer en IBAN — zonder die staan klanten met een onvolledige factuur in handen, en is je factuur soms zelfs wettelijk niet geldig.
In dit artikel loop je in 5 minuten door alle bedrijfsgegevens die op je factuur terechtkomen.
Wat je nodig hebt voordat je begint
- Je KVK-nummer (8 cijfers)
- Je BTW-nummer (in het format
NL123456789B01) - Je IBAN en BIC
Net begonnen? De onboarding helpt je op weg
Als je voor het eerst inlogt in AdMemo, word je automatisch door de onboarding geleid. Daar vul je in een paar stappen je belangrijkste gegevens in: bedrijfsnaam, KVK, BTW, IBAN en je uurtarief.
Goed om te weten: de onboarding checkt of je velden hebt ingevuld, maar niet óf je ze correct hebt ingevuld. Een verkeerd BTW-format of een leeg uurtarief glipt er zo doorheen. Loop daarom na de onboarding ook even je instellingen langs om alles te controleren.
Onboarding al doorlopen? Geen probleem — alles is achteraf aan te passen via Instellingen → Bedrijfsgegevens.
Hoe je bedrijfsgegevens zijn opgebouwd
In Instellingen → Bedrijfsgegevens vind je twee secties:
- Profiel — bedrijfsnaam en adres
- Administratie — contact, KVK, BTW, betaalgegevens en betaaltermijn
We lopen ze hieronder één voor één door.
Stap 1: Profiel — bedrijfsnaam en adres
Onder Profiel vul je de basis in die op elke factuur en ritberekening terugkomt:
- Bedrijfsnaam — staat bovenaan elke factuur
- Adres (thuisbasis) — gebruik de zoekfunctie, dan wordt je adres automatisch correct ingevuld
Werk je vanuit huis en wil je dit adres ook op je facturen? Laat dan "Factuuradres is hetzelfde als thuisadres" aan staan. Wil je een ander factuuradres opgeven (bv. een postadres of werklocatie)? Zet deze toggle dan uit en vul het factuuradres apart in.
Stap 2: Administratie — contact en betaalgegevens
Onder Administratie staan de velden waarmee facturen vaak misgaan. Hier moet je nauwkeurig zijn — anders worden ze niet opgeslagen of komen ze niet op je factuur.
Contactgegevens
- Email — zodat klanten je per mail kunnen bereiken
- Telefoon — voor klantcontact
KVK-nummer
Precies 8 cijfers, zonder spaties of streepjes.
⚠️ Let op: sommige KVK-nummers beginnen met een 0. Die nul moet je gewoon invullen — laat 'm er niet weg.
BTW-nummer
Format: NL123456789B01
Dus: altijd beginnen met NL, dan 9 cijfers, dan B, dan 2 cijfers. Geen spaties, punten of streepjes.
⚠️ Veelgemaakte fout: veel ZZP'ers vullen hun BTW-nummer in zoals het op hun belastingpapieren staat (bv. zonder NL of met een streepje). De app slaat dit dan niet op, en je factuur gaat zonder BTW-nummer de deur uit. Voor BTW-plichtige facturen is dat wettelijk niet geldig.
IBAN
Vul je volledige IBAN in (bv. NL04 ABNA 0452 4362 30). Spaties mogen, AdMemo gaat hier flexibel mee om.
⚠️ Let op: AdMemo controleert je IBAN op geldigheid. Als de checksum niet klopt, krijg je een foutmelding en wordt het IBAN niet opgeslagen — ook al lijkt het veld misschien gewoon leeg na opslaan.
BIC (SWIFT)
Voor Nederlandse IBANs is BIC vaak optioneel, maar voor internationale betalingen is het wel nodig. Vul 'm in als je 'm hebt — je vindt 'm meestal in je bankapp of op een bankafschrift.
Banknaam (optioneel)
Bij Nederlandse IBANs vult AdMemo de banknaam automatisch in. Je kunt 'm overschrijven als dat nodig is, maar normaal hoef je hier niks te doen.
Betaaltermijn
Standaard staat de betaaltermijn op 14 dagen. Dit is de termijn waarbinnen je klant je factuur moet betalen, en hij komt automatisch op elke factuur terecht.
Wanneer wijk je hiervan af? - 30 dagen — gebruikelijker bij zakelijke klanten en grotere bedrijven - 7 dagen — als je snel betaald wil worden (bv. bij kleinere klussen of nieuwe klanten)
Wat het beste werkt hangt af van je klantenkring. Voor de meeste ZZP'ers is 14 of 30 dagen standaard.
Drie dingen om te checken voor je factureert
Voordat je je eerste factuur verstuurt, controleer deze drie:
- BTW-nummer staat in het juiste format — anders mist 'ie op je factuur en is je factuur wettelijk niet geldig
- IBAN is ingevuld — anders weet je klant niet waar hij naartoe moet betalen
- Bedrijfsnaam en adres kloppen — controleer of er geen typefouten in staan, want deze gegevens komen op elke factuur
Klaar?
Je bedrijfsgegevens staan nu goed. De volgende stap is je uurtarief instellen — daar gaat het bij veel ZZP'ers nog mis door verwarring tussen inclusief en exclusief BTW.
Volgende stappen: - Je uurtarief instellen - Factuurontwerp en logo