Reken je reiskosten door aan je klanten? Dan stel je hier in hoeveel dat per kilometer is, of je reistijd doorberekent, en met welke voertuigen je werkt. In dit artikel loop je in 3 minuten door alles.
Waar je dit instelt
Ga naar Instellingen → Reiskosten. Je komt in een sectie genaamd Doorfactureerbare reiskosten.
💡 Goed om te weten: deze instellingen gaan over wat je je klanten in rekening brengt. Voor je eigen kilometerregistratie (voor de belastingaftrek) gebruikt AdMemo altijd het wettelijke tarief van €0,23 per km — dat is bij wet vastgelegd en niet aanpasbaar.
Stap 1: Kosten per kilometer
Tik op Kosten per KM en vul in wat je per kilometer doorberekent aan je klanten. Standaard staat dit op €0,23, gelijk aan het fiscale tarief.
⚠️ Let op: als je dit tarief aanpast, werkt het direct door in al je toekomstige werkbonnen en facturen voor klanten. Bestaande werkbonnen veranderen niet.
Stap 2: Doorfactureren aan klanten (toggle)
Met Doorfactureren aan klanten bepaal je of reiskosten daadwerkelijk op je werkbonnen en facturen komen.
- Aan (standaard): reiskosten worden automatisch berekend en op werkbonnen gezet
- Uit: je rijdt nog steeds, en AdMemo registreert je kilometers voor je eigen administratie, maar er komt niets op de factuur
Wanneer zet je 'm uit? Bijvoorbeeld als je werkt op één locatie waar je je reiskosten al in je uurtarief hebt verwerkt, of als je voor sommige klanten inclusief reiskosten werkt.
Stap 3: Reistijd berekenen (toggle)
Met Reistijd berekenen schakel je in dat je ook je reistijd doorberekent aan je klanten, naast de kilometers.
Als je deze aanzet, kun je bij Kosten per uur reistijd invullen wat je per uur reistijd rekent. Veel ZZP'ers rekenen hier een lager tarief dan hun normale uurtarief (bv. €25 in plaats van €47,50), omdat reizen geen "werk" is in dezelfde zin.
💡 Hoe werkt dit in praktijk? Je vult de reistijd zelf in op de werkbon. AdMemo berekent het niet automatisch op basis van de afstand. Dus als een rit 1,5 uur duurt, vul je dat in, en AdMemo rekent: 1,5 uur × jouw uurtarief reistijd.
Stap 4: Voertuigen (kort)
Onderaan zie je een sectie Voertuigen. Hier registreer je met welke voertuigen je rijdt (auto, fiets, scooter). Je kunt er één als Standaard voertuig instellen, en die wordt automatisch gebruikt bij nieuwe ritregistraties.
Voor doorfactureren maakt het soort voertuig geen verschil — het kilometertarief is hetzelfde, of je nu met de auto of de fiets rijdt. Voertuigregistratie is vooral handig voor je eigen administratie en belastingaftrek.
De formule die AdMemo gebruikt
In dezelfde sectie zie je de complete formule:
(Afstand × €0,23) + (Reistijd × €0,00)
Dit is wat er per werkbon wordt berekend. De afstand wordt verdubbeld (heen en terug), het reistijd-tarief is wat jij hebt ingesteld.
Wat als ik per klant een ander reisbedrag heb?
Bij sommige klanten heb je misschien een vast reisbedrag afgesproken. Dat stel je in op klant-niveau via Klant toevoegen.
Belangrijk om te weten: als een klant een vast reisbedrag heeft, overschrijft dit alles wat je hier in de algemene reiskosten-instellingen hebt staan. Het vast bedrag is altijd leidend.
Drie dingen om te checken
- Klopt je kilometertarief? €0,23 is fiscaal aftrekbaar, maar voor doorfactureren mag je vragen wat je wilt
- Wil je reistijd doorberekenen? Zet de toggle aan en vul een uurtarief in
- Heb je een standaard voertuig ingesteld? Anders moet je het bij elke rit kiezen
Klaar?
Je reiskosten staan goed ingesteld. Als je klantadressen invult bij je klanten, berekent AdMemo automatisch de reiskosten voor elke werkbon.
Volgende stappen: - Klant toevoegen - Werkbonnen en facturen beheren