Stap je over vanuit een boekhoudpakket en heb je een
.xafauditfile? Gebruik dan ook de XAF-import voor overstappen naar AdMemo. Daarmee importeer je klanten, inkomsten en uitgaven in één flow.
Heb je al een klantenbestand in Excel of CSV staan? Dan hoef je je klanten niet één voor één over te typen in AdMemo. In dit artikel loop je in 3 minuten door de import-flow.
Waar je dit doet
Ga naar Klanten en tik op de knop Importeren. Je doorloopt vier stappen: template downloaden, gegevens invullen, uploaden, en controleren voordat je definitief importeert.
Stap 1: Download de template of gebruik je eigen bestand
Je kunt je eigen Excel- of CSV-template uploaden en daarna kolommen mappen; heb je nog geen bestand, download dan onze Excel-template en vul die in.
In de Excel-template staan dezelfde acht kolommen:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Naam (verplicht) | Bedrijfsnaam of voor- en achternaam. |
| Adres | Volledig adres, gebruikt voor automatische afstandsberekening. |
| Voor het versturen van facturen. | |
| Telefoon | Voor klantcontact. |
| Afstand (KM) | Enkele reis, in kilometers. |
| Reistijd (Minuten) | Reistijd enkele reis. |
| Vaste Reiskosten (€) | Bedrag dat alle automatische berekeningen overschrijft. |
| Uurtarief (€) | Een afwijkend uurtarief, alleen invullen als deze klant niet je standaard uurtarief krijgt. |
In de template staan ook een paar voorbeeld-rijen — die kun je gewoon weghalen en vervangen met je eigen klanten.
Stap 2: Vul je gegevens in
Open het bestand in Excel, Numbers of Google Sheets en vul je klanten in. Per klant één regel.
💡 Tip: alleen de kolom Naam is verplicht. Laat de andere kolommen leeg als je de gegevens niet hebt — je kunt ze altijd later in de klantkaart aanvullen.
Een paar dingen om te onthouden bij het invullen:
- Afstand wordt automatisch berekend door AdMemo als je het adres invult. Vul je 'm zelf in? Dan gebruikt AdMemo jouw waarde.
- Vaste Reiskosten overschrijft de automatische berekening op basis van afstand. Handig voor klanten waar je een vast reisbedrag mee hebt afgesproken.
- Uurtarief alleen invullen als de klant afwijkt van je standaard uurtarief. Laat 'm leeg om je standaard-tarief uit Instellingen → Uurtarief te gebruiken.
Stap 3: Upload het bestand
Tik op Selecteer Bestand en kies je ingevulde XLSX of CSV. Of sleep het bestand direct op de upload-zone.
Stap 4: Controleer en importeer
Na het uploaden zie je een overzicht van alle klanten die geïmporteerd gaan worden. Loop ze even door en pas aan als nodig. Klopt alles? Tik op Definitief importeren.
⚠️ Let op: bestaande klanten met dezelfde naam worden bijgewerkt, niet dubbel toegevoegd. Heb je bv. een klant "Jansen Schilderwerken" al in AdMemo staan en zit die ook in je import-bestand? Dan worden de gegevens van de bestaande klant overschreven met wat in het bestand staat.
Drie dingen om te onthouden
- Alleen Naam is verplicht — laat lege velden gewoon leeg, vul later aan
- Vaste Reiskosten overschrijft alles — gebruik dit alleen als je echt een vast bedrag wil hanteren
- Dezelfde naam = bijwerken — handig als je later een batch wil updaten, opletten als je dubbele namen hebt
Klaar?
Je klanten staan nu in AdMemo. Vanaf nu herkent AdMemo ze automatisch als je werkbonnen inspreekt, en worden reiskosten en uurtarieven correct toegepast.
Volgende stappen: - Een klant toevoegen - Reiskosten instellen