BTW en belastinginstellingen begrijpen

AdMemo rekent veel automatisch. Jij kiest vooral je eigen situatie: hoe je prijzen invoert, welk btw-tarief bij je werk hoort, of je buitenlandse verkopen gebruikt en welke rechtsvorm je onderneming heeft.

Dit artikel legt uit wat de instellingen doen en waar je de bedragen later terugziet. Het is productuitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie? Vraag je boekhouder of controleer de Belastingdienst.

BTW in AdMemo: 21%, 9% en 0%

BTW is de belasting die je op veel facturen aan je klant berekent. In AdMemo kom je vooral deze tarieven tegen:

De Belastingdienst noemt 21% het algemene tarief. Voor sommige goederen en diensten geldt 9%, en bij zakendoen met het buitenland kan 0% gelden. Zie de officiële uitleg over btw-tarieven.

Inclusief of exclusief btw invoeren

Bij je uurtarief en artikelen kies je of je bedragen inclusief of exclusief btw invoert.

• Exclusief btw: je vult je omzetbedrag in. AdMemo telt btw erbovenop voor de klant.
• Inclusief btw: je vult het klantbedrag in. AdMemo rekent terug welk deel omzet is en welk deel btw is.

Voor zakelijke tarieven is exclusief btw meestal het duidelijkst: dan weet je welk bedrag jouw omzet is. Werk je met vaste consumentenprijzen? Dan kan inclusief btw logischer zijn.

Lees ook: Je uurtarief instellen en Artikelen aan je catalogus toevoegen.

BTW-stelsel kiezen: factuurstelsel of kasstelsel

In Instellingen → Belastingen kies je je BTW-stelsel:

• Factuurstelsel: omzet telt mee op factuurdatum.
• Kasstelsel: omzet telt mee op betaaldatum.

Bij je eerste BTW-aangifte vraagt AdMemo dit verplicht in een popup. AdMemo toont daar een AI-voorstel op basis van je werk, factuurgebruik, klanttype en betaalgedrag. Dit voorstel is hulp, geen fiscaal advies. Jij blijft verantwoordelijk voor de juiste keuze.

Kies je kasstelsel, vul dan betaaldatums goed in. Zonder betaaldatum kan AdMemo een betaalde klus niet logisch in het juiste BTW-tijdvak zetten.

AdMemo gebruikt vaste Nederlandse standaardtarieven op de achtergrond. Schijven, vaste percentages en jaarlijkse Belastingdienstregels kun je niet handmatig aanpassen.

BTW-situatie kiezen op een werkbon

Bij een werkbon kun je per regel een btw-situatie kiezen. Daarmee bepaalt AdMemo welk btw-bedrag op de factuur komt en hoe de regel later terugkomt in je btw-overzicht.

Twijfel je welke situatie past? Kies niet op gevoel. Vraag je boekhouder of controleer de Belastingdienst voordat je de factuur verstuurt.

Waar btw terugkomt in werkbonnen en facturen

AdMemo gebruikt btw op meerdere plekken:

• Werkbonnen: uren, materialen en artikelen krijgen een btw-tarief of btw-situatie.
• Facturen: AdMemo toont bedragen exclusief btw, btw-bedrag en totaal inclusief btw.
• Artikelen: vaste diensten en materialen onthouden hun standaard btw-tarief.
• Klanten: als buitenlandse verkopen aan staan, verschijnen extra btw- en landvelden.

Controleer de werkbon altijd voordat je een factuur maakt. AdMemo helpt rekenen, maar jij blijft verantwoordelijk voor het juiste tarief.

Uitgaven, bonnen en inkoop-btw

Bij uitgaven leest AdMemo zoveel mogelijk automatisch uit je bon: datum, leverancier, bedrag en btw. Jij controleert daarna of het klopt.

In het Overzicht zie je bij Uitgaven de totalen exclusief btw, btw en inclusief btw. Via Inkoopboek downloaden exporteer je de regels voor je boekhouder of btw-aangifte.

Belangrijk: niet alle btw op uitgaven is altijd aftrekbaar. Denk aan privégebruik, gemengde kosten of vrijgestelde prestaties. AdMemo bewaart wat jij registreert; je boekhouder beoordeelt of alles aftrekbaar is.

Lees ook: Uitgaven scannen en controleren en Je administratie exporteren voor je boekhouder.

Snelle keuzehulp btw

• Nederlandse klant? Meestal NL 21%, NL 9% of NL 0%.
• EU zakelijke klant met btw-id? Vaak EU B2B / ICP. Controleer klantland en btw-id.
• Klant buiten EU? Vaak export buiten EU bij goederen/diensten buiten Nederland. Bewaar bewijs.
• Bon uit buitenland? Niet zomaar Nederlandse voorbelasting. Kies buitenlandse btw of verlegd als dat klopt.
• Horeca, privé of gemengd gebruik? Controleer aftrekbaarheid. Vaak niet of deels aftrekbaar.

EU, ICP, OSS en btw verlegd

Gebruik EU B2B / ICP alleen als de klant ondernemer is in een ander EU-land en je de benodigde klantgegevens hebt. Bij ontbrekend btw-id toont AdMemo Controle nodig.

Gebruik btw verlegd alleen als de btw naar de klant of naar jou is verlegd. Dan komt omzet of inkoop in andere rubrieken dan normale NL 21/9%.

Gebruik OSS als je omzet via de OSS/Unieregeling buiten de Nederlandse btw-aangifte loopt. AdMemo neemt OSS-omzet dan niet op in de Nederlandse aangifte.

Rubriek 3c is vooral voor installatie/afstandsverkoop binnen de EU zonder OSS. Bij gewone diensten toont AdMemo extra controle.

Bon uit het buitenland

Buitenlandse btw is geen gewone Nederlandse voorbelasting. AdMemo neemt buitenlandse btw daarom niet automatisch op in rubriek 5b. Staat het land niet op NL of ontbreekt de inkoop-btw-keuze bij complexe import? Dan wordt de post gemarkeerd als Controle nodig.

Horeca, privé en gemengd gebruik

Niet alle btw is aftrekbaar. Voorbeelden:

• eten/drinken/horeca;
• privégebruik;
• gemengd zakelijk en privégebruik;
• kosten voor vrijgestelde prestaties.

Kies Aftrekbaar? en Aftrekbaar % bewust. Bij twijfel: laat AI voorstellen doen, maar controleer zelf of met je boekhouder.

Privégebruik corrigeren in de btw-aangifte

Gebruik je zakelijke spullen ook privé, zoals een auto, telefoon, laptop of internetabonnement? Dan mag je soms niet alle afgetrokken btw houden. In de laatste btw-aangifte van het jaar corrigeer je dat privédeel bij rubriek 1d Privégebruik.

AdMemo toont deze vraag daarom alleen bij de laatste btw-aangifte van het jaar. Antwoord je Nee, dan doet AdMemo niets met rubriek 1d. Antwoord je Ja, dan kun je aangeven om welk soort bezit of abonnement het gaat en helpt AdMemo met een eenvoudige berekening.

Voor telefoon, laptop, internet of andere gemengde kosten kun je vaak werken met:

• de btw die je eerder hebt afgetrokken;
• het geschatte privépercentage;
• het btw-bedrag dat je daardoor moet terugbetalen.

Voor een auto gelden aparte regels. Gebruik daarvoor bij voorkeur de uitleg en hulpmiddelen van de Belastingdienst, en vul het berekende btw-bedrag daarna in AdMemo in bij privégebruik. AdMemo verzendt niets naar de Belastingdienst; je controleert en dient de aangifte zelf in.

Uitgaven: aftrekbaar of niet?

In de uitgavenmodal zie je standaard alleen de simpele velden. Complexe keuzes staan onder Meer btw-opties:

• Inkoop-btw: NL voorbelasting, verlegd, EU, import, buitenlandse btw of niet aftrekbaar.
• BTW-land: land op de bon.
• Aftrekbaar %: 100%, 0% of deels.
• Leverancier btw-id: handig bij EU/verlegd.

Onbekende inkoop-btw wordt niet stil als NL voorbelasting behandeld. AdMemo slaat over en toont waarschuwing.

Wat doet AI wel/niet?

AI kijkt naar klantland, btw-id, regeltype, artikel, tekst, sector, leverancier, land, categorie en bontekst. AI toont een chip zoals AI voorstel: NL 21% of AI voorstel: niet aftrekbaar.

AI doet:

• een voorstel geven;
• simpele keuzes sneller invullen;
• twijfel tonen als Controle nodig.

AI doet niet:

• bindend fiscaal advies geven;
• aangifte indienen;
• jouw eindcontrole vervangen.

Waarom staat er Controle nodig?

Controle nodig betekent: AdMemo kan veilig rekenen pas na jouw check. Oorzaken:

• btw-id ontbreekt bij EU/ICP;
• buitenlandse btw of leverancierland lijkt complex;
• onbekende importwaarde;
• 3c/OSS/verlegd lijkt niet standaard;
• horeca, privé of gemengd gebruik;
• exportbewijs moet worden gecontroleerd.

Afronding btw-aangifte

AdMemo rondt bedragen in de btw-aangifte af op hele euro’s in jouw voordeel. Verschuldigde btw wordt naar beneden afgerond. Voorbelasting wordt naar boven afgerond.

Officiële bron: Toelichting bij de digitale aangifte omzetbelasting 2026.

Belastinginstellingen: rechtsvorm en AOW-profiel

Ga naar Instellingen → Belastingen. Daar kies je alleen je situatie:

• BTW-stelsel: Factuurstelsel of Kasstelsel.
• Rechtsvorm: Eenmanszaak/ZZP of BV.
• AOW-profiel: alleen relevant bij Eenmanszaak/ZZP.
• Buitenlandse verkopen / ICP gebruiken.
• Sportkantineforfait gebruiken.

AdMemo laat je geen handmatige inkomstenbelasting- of vpb-schijven instellen. AdMemo gebruikt vaste Nederlandse standaardtarieven op de achtergrond. Daardoor is de kans kleiner dat je per ongeluk met oude of verkeerde percentages rekent.

Voor 2026 gebruikt AdMemo onder meer de box-1-schijven voor inkomstenbelasting en de vpb-schijven voor een BV. De Belastingdienst publiceert de officiële box 1-tarieven en vennootschapsbelastingtarieven.

Winstoverzicht: handige indicatie, geen aangifte

In Overzicht → Inkomsten gebruikt AdMemo je rechtsvorm om een belastingindicatie te tonen:

• Eenmanszaak/ZZP gebruikt inkomstenbelastingregels.
• BV gebruikt vennootschapsbelastingregels.
• AOW-profiel past de eerste inkomstenbelastingschijf aan.

Zie dit als planning en controle, niet als definitieve aangifte. Heffingskortingen, aftrekposten, privé-situatie, investeringen en correcties kunnen je echte belastingbedrag veranderen.

Buitenlandse verkopen en ICP

Zet Buitenlandse verkopen / ICP gebruiken aan als je klanten buiten Nederland factureert en extra gegevens wilt vastleggen.

Daarna toont AdMemo extra velden bij klanten, werkbonnen en facturen, zoals land, btw-behandeling en ICP-informatie. Dit helpt om EU-prestaties apart te registreren.

Bij leveringen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen kan naast de btw-aangifte ook een ICP-opgaaf nodig zijn. De Belastingdienst legt uit dat ICP gaat over intracommunautaire leveringen en diensten aan klanten in andere EU-landen die daar btw-aangifte moeten doen. Zie Opgaaf ICP.

Sportkantineforfait

Gebruik Sportkantineforfait alleen als dit bij jouw organisatie past. AdMemo toont dan ondersteuning voor de 1c-correctie in de btw-aangifte.

De Belastingdienst beschrijft dat sportverenigingen onder voorwaarden 13% btw mogen berekenen over totale kantineontvangsten wanneer zij btw moeten betalen over kantineontvangsten. Zie de uitleg over fondsenwervende activiteiten en kantines.

Complexe btw-situaties

AdMemo houdt de btw-aangifte bewust simpel. Bij KOR, OSS, margeregeling, nieuwe vervoermiddelen, suppleties boven €1.000 en bijzondere EU-diensten toont AdMemo Controle nodig in plaats van dit automatisch te berekenen.

Gebruik dan de bedragen als startpunt, controleer de regels zelf en vraag bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst. AdMemo doet een voorstel; jij controleert.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Doe je mee aan de KOR? Dan breng je meestal geen btw in rekening aan je klanten. In AdMemo gebruik je dan vaak 0% of een passende btw-vrije werkwijze, afhankelijk van hoe je administratie is ingericht.

Let op: AdMemo bepaalt niet of je mee mag doen aan de KOR. De Belastingdienst noemt onder meer een Nederlandse vestiging en maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar als voorwaarden. Controleer altijd de actuele uitleg over de KOR-voorwaarden.

Checklist

Stel zelf in:

• je uurtarief en of dit inclusief of exclusief btw is;
• het standaard btw-tarief voor uren;
• btw-tarieven bij artikelen;
• de juiste btw-situatie op werkbonregels;
• je rechtsvorm en AOW-profiel;
• buitenlandse verkopen / ICP als je dit nodig hebt;
• sportkantineforfait alleen als dit voor jouw organisatie geldt.

AdMemo doet automatisch:

• btw-bedragen berekenen op werkbonnen en facturen;
• bonnen uitlezen en btw-velden voorstellen;
• totalen tonen in Overzicht;
• exports maken voor je boekhouder;
• standaard belastingregels gebruiken voor winstindicaties.

Twijfel? Controleer dit eerst

Vraag je boekhouder of controleer de Belastingdienst als je twijfelt over:

• 9% of 21% btw;
• KOR of vrijstelling;
• buitenlandse klanten en ICP;
• aftrekbaarheid van uitgaven;
• inkomstenbelasting, vpb of AOW-profiel.