Een foto van je bon, en je uitgave staat er compleet in: bedrag, BTW, leverancier en categorie. AdMemo leest het automatisch uit. Geen bonnetjes meer overtypen, geen schoenendoos vol papierwerk meer voor je boekhouder.
In dit artikel loop je in 4 minuten door alle drie de manieren om een uitgave toe te voegen — en hoe je per regel kunt scheiden tussen zakelijk en privé.
Waar je dit doet
Tik bovenin op Uitgaven. Je komt op het scherm Uitgave Toevoegen.
Je hebt hier drie opties om een uitgave toe te voegen:
- Scannen (aanbevolen) — foto maken of bestand uploaden
- Inspreken — even snel inspreken als je het bonnetje niet bij de hand hebt
- Typ handmatig — als backup, bv. als je in de trein zit en niet kunt inspreken
We lopen ze hieronder één voor één door.
Optie 1: Scannen (aanbevolen)
Dit is de snelste én meest complete manier. Je hebt namelijk meteen je bon in het systeem opgeslagen — wat belastingtechnisch verplicht is voor je administratie.
Hoe het werkt
- Tik op Kies bestand, of sleep een bestand direct op de groene zone
- Kies een foto, PDF of bonnetje
- AdMemo's AI leest automatisch alles uit: bedrag, BTW, datum, leverancier, regels en categorie
- Controleer de gegevens in het Bon controleren scherm
- Tik op Opslaan
Dat is alles. Geen velden invullen, geen rekenwerk.
💡 Tip: upload in bulk. Verzamel je bonnetjes (uit je dashboardkastje, je portemonnee, je mailbox) en upload ze in één keer. Je kunt dan met de pijltjes door alle bonnen heen en ze één voor één bevestigen. Veel sneller dan elke bon apart binnenlopen.
💡 Nóg sneller (iPhone): maak van elke bon meteen een foto in je camera-app. Zodra je tijd hebt, open je AdMemo → Uitgaven → Upload foto → typ "bonnetje" in de zoekbalk van je foto-app. iPhone herkent automatisch alle bonnetjes in je camerarol. Selecteer ze allemaal in één keer en upload. Klaar.
Wat AdMemo automatisch uitleest
Op het Bon controleren scherm zie je rechts wat AdMemo uit je bon heeft gehaald:
- Regels — elk item op de bon apart, met bedrag incl. BTW
- Winkel — de naam van de leverancier
- Datum — wanneer je de uitgave hebt gedaan
- Categorie — automatisch gekozen op basis van de bon
- Bedrag excl. BTW, BTW (€) en BTW % — automatisch berekend
Alle velden zijn aanpasbaar als er iets niet klopt. In de praktijk hoeft dat zelden — de uitlezing is vrijwel altijd correct.
Splits zakelijk en privé per regel
Dit is een van de slimste features van AdMemo: heb je één bon waar een paar dingen zakelijk zijn en een paar privé? Dan hoef je niet de hele bon af te boeken of op te splitsen.
Bij elke regel staat een groen vinkje en een kruisje:
- ✅ Vinkje = zakelijk (telt mee in je uitgave)
- ❌ Kruisje = privé (wordt niet meegerekend)
Bijvoorbeeld: je tankt en koopt onderweg ook een broodje. Vinkje aan bij de brandstof, kruisje bij het broodje. AdMemo rekent dan alleen de brandstof mee als zakelijke uitgave.
Categorieën
AdMemo kiest automatisch een categorie, maar je kunt 'm altijd handmatig wijzigen. Beschikbare categorieën:
- Reiskosten
- Materialen
- Gereedschap
- Brandstof
- Eten/Drinken
- Kantoorkosten
- Onderhoud Auto/Bus
- Overige
Structurele kosten (terugkerend)
Onderaan het scherm zie je de checkbox Structureel. Vink deze aan als de uitgave elke maand terugkomt — bijvoorbeeld een abonnement, verzekering of vaste telefoonkosten. AdMemo plaatst de uitgave dan automatisch elke maand opnieuw in je administratie.
Optie 2: Inspreken
Heb je je bon niet bij de hand, of wil je even snel een uitgave noteren tussen klussen door? Spreek 'm dan gewoon in.
Tik op Inspreken en zeg bijvoorbeeld: "20 euro getankt bij Shell op 14 februari."
AdMemo zet 'm automatisch om naar een uitgave met alle velden ingevuld, die je net als bij scannen kunt controleren in het Bon controleren scherm.
⚠️ Let op: als je een uitgave inspreekt, heb je géén bon in het systeem. Voor je belastingadministratie is een bewijs van de uitgave wél verplicht. Vergeet dus niet om alsnog een foto van het bonnetje bij te voegen, of upload 'm later via dezelfde uitgave.
Optie 3: Typ handmatig
De traditionele manier, voor als scannen en inspreken niet mogelijk zijn (bv. je staat in de trein en wil niet praten). Tik op Typ handmatig en vul de velden in: omschrijving, winkel, datum, categorie en bedrag.
Voor de meeste situaties zijn scannen of inspreken sneller, maar het is een prima backup.
Wat gebeurt er na opslaan?
Zodra je op Opslaan tikt:
- Komt de uitgave in je uitgaven-overzicht te staan
- Telt 'ie mee in je BTW-overzicht (handig voor je boekhouder of belastingaangifte)
- Blijft je gescande bon bewaard in het systeem als bewijs
Je vindt al je uitgaven terug onder Overzicht → Uitgaven, waar je kunt filteren, zoeken en je inkoopboek kunt downloaden.
Drie dingen om te checken
- Splits je zakelijk en privé waar nodig? — gebruik de vinkjes en kruisjes per regel, dan klopt je administratie ook bij gemengde bonnen
- Heb je je bon geüpload, ook als je hebt ingesproken? — een bewijs van uitgave is wettelijk verplicht
- Klopt de categorie? — AdMemo gokt goed, maar check 'm even — vooral voor de juiste BTW-aftrek
Klaar?
Je hebt nu je eerste uitgave erin. Hoe meer je uploadt, hoe meer tijd je bespaart bij je BTW-aangifte. En als je structurele kosten aanvinkt, hoef je abonnementen en vaste lasten niet elke maand opnieuw in te voeren.
Volgende stappen: - Je administratie exporteren voor je boekhouder - Kilometers bijhouden