AdMemo houdt automatisch je zakelijke kilometers bij — handig voor je fiscale aftrek (€0,23/km) en voor doorfacturering aan klanten. Het meeste werk doet AdMemo voor je: elke werkbon met klantadres telt automatisch mee in je kilometerregistratie. In dit artikel zie je hoe dat werkt, en hoe je losse zakelijke ritten zelf toevoegt.
Het idee achter kilometers bijhouden
Voordat je gaat invullen, is het handig om het verschil te begrijpen tussen twee soorten ritten in AdMemo:
- Werkbon-ritten — als je een werkbon maakt voor een klant met een adres, registreert AdMemo automatisch de afstand. Deze ritten verschijnen vanzelf in je kilometeroverzicht, zonder dat je iets hoeft te doen.
- Losse zakelijke ritten — alles wat geen werkbon is, maar wel zakelijk: even materialen ophalen, naar een nieuwe klant rijden voor kennismaking, een leverancier bezoeken. Die voer je hier in via KM & Uren.
Beide soorten ritten komen samen in één overzicht, en tellen mee voor je fiscale aftrek aan het einde van het jaar.
💡 Goed om te weten: in dit scherm registreer je losse ritten voor je eigen administratie en belastingaftrek. Het doorfactureren van reiskosten aan klanten gebeurt automatisch via werkbonnen — dat hoef je hier niet apart te doen.
Waar je dit doet
Ga naar KM & Uren en zorg dat het tabblad Kilometers is geselecteerd. Je komt op het scherm Nieuwe Rit.
Je hebt hier twee opties om een rit toe te voegen:
- Inspreken — de snelste manier
- Formulier invullen — handmatig de velden invullen
Optie 1: Inspreken
Tik op Opnemen en vertel waar je heen bent gereden. Bijvoorbeeld:
"Ik ben van Zuiddijk 120 in Zaandam naar Wagenweg 45 in Purmerend gereden om een nieuwe klant te bezoeken."
AdMemo doorloopt vervolgens vier stappen die je in beeld ziet:
- Opname — je spraak wordt vastgelegd
- Transcriptie — wordt omgezet naar tekst
- Herkenning — vertrekpunt, bestemming en doel worden eruit gehaald
- Afstand — wordt automatisch berekend op basis van de adressen
Na een paar seconden zie je "Rit herkend" en is het formulier ingevuld met alle gegevens. Controleer of alles klopt en kies onderaan of het een Enkele rit of een Retourrit is.
💡 Tip: noem altijd je vertrekpunt expliciet. AdMemo herkent volledige adressen het beste. "Ik reed naar Purmerend" is te vaag; "Ik reed van Zuiddijk 120 in Zaandam naar Wagenweg 45 in Purmerend" werkt veel beter.
Optie 2: Formulier invullen
Liever zelf invullen? Tik op Formulier invullen en vul de velden in:
- Datum — wanneer je hebt gereden
- Voertuig — kies uit de voertuigen die je hebt aangemaakt in je reiskosten-instellingen
- Rit type — Zakelijk of Privé
- Vertrekpunt — volledig adres
- Bestemming — volledig adres
- Afstand (km) — wordt automatisch berekend zodra vertrek en bestemming zijn ingevuld
- Reistijd (minuten) — optioneel
- Doel / Omschrijving — kort waarom je deze rit hebt gemaakt
Als je een adres aanpast, klopt de afstand niet automatisch direct. Tik dan op Opnieuw berekenen om de afstand te verversen.
Enkele rit of retourrit?
Onderaan het formulier kies je tussen Enkele rit en Retourrit. Het verschil:
- Enkele rit — alleen heen (bv. 14,9 km)
- Retourrit — heen én terug (bv. 14,9 km × 2 = 29,8 km)
Kies bewust — dit bepaalt direct hoeveel kilometers er in je administratie komen.
Het kilometeroverzicht
Onderaan het KM & Uren scherm zie je Totaal 2026 en je Fiscale aftrek (wettelijk €0,23/km). Daaronder staat een lijst van je Recente ritten met:
- Datum
- Vertrek (Van) en bestemming (Naar)
- Doel / Omschrijving
- Aantal kilometers
- Reistijd
- Bron — geeft aan waar de rit vandaan komt
Bij Bron zie je twee mogelijke labels:
- Werkbon — automatisch aangemaakt vanuit een werkbon voor een klant
- Los — losse rit die je zelf hebt toegevoegd via dit scherm
Zo zie je in één oogopslag welke ritten via je werkbonnen zijn binnengekomen en welke je zelf hebt geregistreerd.
Drie dingen om te onthouden
- Werkbon-ritten komen automatisch in je overzicht — je hoeft die niet apart toe te voegen
- Losse zakelijke ritten voeg je hier toe — denk aan materialen halen, kennismakingsbezoeken, leveranciers
- Kies bewust Enkele rit of Retourrit — dat bepaalt of je heen-en-terug of alleen heen registreert
Klaar?
Je kilometerregistratie loopt nu vanzelf mee met je werk. Aan het einde van het jaar heb je een compleet overzicht voor je belastingaangifte, zonder dat je iets hoeft op te zoeken in een agenda.
Volgende stappen: - Reiskosten instellen - Je administratie exporteren voor je boekhouder